叶向阳:专注 反复是企业管理成功的硬道理

关键词:[企业管理] 浏览:3417 发布日期:2016-01-20 网页收藏

  •        “熟能生巧”这个成语可谓妇孺皆知,但是现实生活中很多人却曲解了其本来之含义,大都认为做事没有什么窍门,只要勤学苦练,反复实践,就可以成为某一行业中的高手。其实不然,卖油翁要成为“油自钱孔入而不湿”那样的倒油高手,刘翔要成为奥运跨栏冠军,除了不停地反复实践之外,还有一个前提就是,他在反复的练习中,要用心,要专注,要找到窍门,甚至还要采取科学的分析及计算方法。比如说,刘翔练习时,教练会把他跨栏的动作拍摄下来,然后进行分析,手的摆动幅度是否过大?双脚跨度是否过小?是不是符合标准?这些都要严格纠正的,否则哪怕他是废寝忘食、夜以继日地练习,也可能永远无法获得冠军。

           企业管理也是如此,首先企业管理中很多动作要反复地做。就如同海尔的张瑞敏所说:企业管理也没什么决窍,主要还是“反复抓,抓反复”。但是中小企业老板或管理团队又是不是真的会这样想、这样去做呢?有的老板急功近利,总是用营销的思维,按照“短、平、快”的理念去做企业内部管理,这样的效果自然是不理想的。

           其次,有的管理人员在工作过程中随意性很大,工作怕麻烦,做事喜欢投机取巧。从企业内部管理的角度这也是不可取的。例如,很多企业推行流程或制度时,由办公室制订出来,然后贴在公告栏就算完成了,认为员工会去看,会按要求操作,而最后可能流程或制度都没有人去关注,更不用说执行了,管理人员就把责任推给了员工,认为流程或制度贴出去了,不执行当然应该是员工的责任,根本没有意识到流程或制度制订时要反复研讨,执行过程也要反复监督、检查,这样推行的流程制度才能真正产生效果。

           我们在项目做流程再造时,起初很多老板或管理人员也不理解,一个简单的流程为什么还要按照“流程推行十步曲”来操作,在推行完第一个流程或制度时很多老板及管理人员才真正明白,只有这样推行的流程或制度才更具有可操作性,才会有更好的执行效果。这就是反复、关注所产生的效果。接下来给大家分享一下中精纵横“流程推行十步曲”:

    第一步:总流程瓶颈分析

           就是对企业从打样、下单、生产安排、物料采购、生产加工、入库、出库,甚至包括客诉、退货等各个环节进行分析,找出总流程中的主要失控点,这样就能找到企业流程不顺畅的地方,同时,列出各环节的改善顺序及时间。

    第二步:新旧流程描述

           即依据企业实际流程并结合企业实际情况,做出新流程(包括总流程及子流程),要把新旧流程的差异点标识出来。

    第三步:失控点设计

           即针对流程中某环节存在失控或有漏洞的地方,进行控制点设计,如某企业《新产品设计流程》中规定:技术部新样品完成后由业务部交客户确认。该流程因为缺少企业内部检验控制,最终造成客户退样及投诉频发。所以,缺少企业内部检验控制就是失控点,那么我们可以设计控制环节,即在新样品完成后,增加控制动作,先交品管部检验,并出具《样品检验报告》,检验合格后再由业务员交客户确认,如不合格时,则退回技术部处理。

    第四步:流程初稿制订

           把企业实际运作流程用流程图及文字方式描述出来,并形成书面文件,其中最重要的是要明确主要失控点,这些是流程是否有效的关键。

    第五步:流程研讨

           流程研讨,就是在流程初稿完成后,由主导部门召集其他相关部门来进行讨论及修订,这样做的目的主要有两个:一是群策群力,充分发挥各部门的集体智慧,确保流程的有效性及实用性;二是自我约束,让相关部门参与,增加各部门对流程的重视,并避免因某部门未参与以“不符合实际”或“操作性不强”等理由拒绝执行。

    第六步:流程发行

           按规定的文件管控流程进行盖章并登记受控。

    第七步:流程培训

           各部门负责人召集本部门的相关人员进行培训,让部门相关人员了解具体要求,以确保流程的执行效果,避免“走形式”。

    第八步:流程考试

           流程考试的目的主要有两个:一是引起关注,让大家去关注流程;二是调动气氛,提高相关人员对流程的重视程度,确保流程执行效果;

    第九步:流程稽核

           流程稽核是流程推行过程中非常重要的一步,稽核是否到位、深入直接影响流程执行效果,流程稽核过程中发现的问题需要制订流程稽核案例,必要时要召集相关部门进行流程稽核案例分享。

    第十步:流程优化

           流程优化就是在运作一段时间后,对流程中相关内容进行相应调整,主要是以下两方面:一是稽核过程中发现流程不合理的地方;二是将流程中部分内容具体化、精细化,如流程中原来规定完成时间是2小时,而通过一段时间运行,可以做到1小时内完成,那就必须把时间进行修订。

           为什么一个流程要经过这么多的步骤呢?这样反复、专注的目的是加强大家对流程的关注度,避免流程走形式,最终才能让这些流程、制度像烙铁一样烙在每一位员工的心里。对企业中那些自由散漫的毛病要抓反复,反复抓,就是说你抓了之后它要反复的,它反复之后你又抓,不知疲倦,不止懈怠的抓、抓、抓。直到自由散漫的人彻底放弃,彻底地服从为止。只有如此,流程制度才能推行起来,企业才能有序、良性、高效地发展下去。

           其次,反复的动作还体现在管理者的日常工作和与员工的全方位接触上。从早会到生产协调会、品质例会和周例会,再到数据体系的建立、分析,这些都需要不厌其烦地反复地做,一旦有一天你认为其繁琐不屑一顾,或者不值一做,那么你的管理就很有可能功亏一篑。我们曾经有一个项目,刚开始的两个星期由于老板没有足够重视会议的作用,经常借故不参加会议,管理人员也常敷衍了事,导致会议效果不佳,项目业绩起色不大,后来我们再三要求其严格按照我们的规定,准时参加会议,遵守会议议程,落实会议意图。在我们的坚持下,会议效果明显提升,会议有决有议,决而有行,行而有果。

          此外,在对员工教育宣导也是如此,反复地教育,反复地检查,让其形成固有的习惯,从而养成良好的职业素养。

          最后,反复还体现在企业文化的树榜样、扬正气上。如每日早会上的优秀员工表彰,每月的优秀员工评比,优秀团体展示。我们要充分利用各个宣传阵地,让企业形成积极向上的竞争氛围,让员工有正确的荣辱观,让员工有成就感,有归属感,成就感是最好的管理武器,因此我们需要每天不停地刺激员工,不停地激励员工,把员工的潜能发挥出来。

          但是,企业管理只有反复的动作是不够的。你得让你的管理人员专注,关注他们自己,关注他们自己的工作。在我们服务的企业的管理变革中,经常要求管理人员做一个作业:自我检查。对于自己工作中的不良习惯进行自查,并要求分析原因,提出整改措施。配合这种自我检查的另一个作业是:时间分析。这个作业要求管理人员把每天的工作按时间顺序记录下来。要求以30分钟为一个时间段来做记录,起初很多人不理解这项工作,因为他们都很忙,哪里有时间做记录呢?后来我们给他们制订了专门的表格,只要填上内容即可,而且不用太细,这样的工作持续一段时间后,老板和管理人员终于明白了统计的必要性。从“时间分析”统计表上可发现以下问题:

    1、很多管理人员工作官僚化

          有些管理人员在办公室呆的时间过长,工作过多地依赖下级主管和基层班组长,很多该在现场做的协调工作没有去做,而让这些班组长之间互相协调,增加了工作难度。一些该由车间经理做的生产统筹安排工作也交给了下属去完成,车间经理几乎成了厂部与车间班组之间的一个过道,有没有都无所谓。    

    2、很多基层主管存在大量的时间浪费

          有些事情通过制订一个简单的流程或制度就能约束员工的行为,而因为没有制订流程或制度,最终必须天天去重复地解决;有些工作应该由其它部门做的,也交到车间来做,这些车间的基层主管做了大量的生产计划人员、物控人员、品管人员的工作,而对劳动效率和工序间的人力调配这些非得由车间基层主管做的工作却没有精力做好;走动的时间占了这些基层主管工作时间的一大部分,一天下来,大量的工作时间浪费在与仓库、采购、技术、品质、计划等部门的沟通协调上,甚至浪费在推诿扯皮上去了,真正有效解决问题的时间并不多。

          一张简单的“时间分析表”,就能让老板以及管理人员知道自己一天究竟做了多少有用的事,又浪费了多少时间,从而让各方都明白自我的工作究竟做得怎样了?效率究竟有多高?避免那种总以“没有时间”为借口而不去解决异常的现象。

          其实,这里并没有应用什么高深的管理方法。方法很简单,就是关注自己。关注和不关注,往往效果会有天壤之别。我们日常管理中大量的错误重复发生,就是因为我们缺少关注。客户的投诉总是“不断根”,就是因为没有足够地关注。并不是说不知道,而是关注度不够,没有进行数据化的统计。比如说:客户投诉中哪项投诉占多少比例?不同时间段客户投诉的情况如何?如果不以统计的方式去关注,那么所有的客户投诉就仅仅只会在我们的脑海中留下印象,不到造成巨大损失之时,断然不会改变。而到了不能容忍之时,恐怕已经损失惨重了。

          那么,如何“关注”呢?统计数据是“关注”的真正有效方法,是衡量你是否专注的唯一砝码!比如针对供应商管理问题,如果我们只知道某某供应商经常交货不准时、品质没有保证,而没有具体的数据统计,并把统计出的数据发给供应商,那供应商也不可能针对性地进行有效的改善,直到我们实在无法容忍而更换另外一家供应商时,我们发现下一家供应商也好不到哪里去。如果我们把每一个供应商的延误次数、延误时间、不合格批次都以统计的方式统计出来,并定期传给供应商,然后要求其整改,这样才能让供应商心服口服,实在不行,也可以作为与供应商谈条件的筹码,或将这些数据做为条件来约束供应商,无论如何,也只有如此才能做好供应商管理。

          与中小企业的管理人员交往久了以后不禁产生一种想法:对于他们而言,现代的管理知识和工具固然重要,但让他们保持一个清醒的头脑更为重要。很多的错误其实只要他们真正了解,改起来并不难,只是很多管理人员没有意识到这些小错误有多大的危害,造成了怎样的“恶果”。而要他们清清楚楚地了解,就只有靠边做边关注做的过程和结果。而且一定要用统计这个“聚光灯”去引导他们专注于过程和结果的数据之上。

          我们认为企业管理其实就是一项笨功夫,的确如此,它不需要太多的花拳绣腿和表面功夫,它是实实在在的反反复复的动作和专注做事的能力促成的。它只需要一股不达目的永不罢休的较真劲,只需要一种潜心笃志、心无旁骛的心态!制造企业管理接下来的比拼实质上就是“基本功”的比拼。总之一句话:做企业管理,尤其是制造企业管理,是没有捷径可言,制造业“暴利”、“炒作”的时代已经过去了,企业间的竞争已经非常透明,说到底就是品质、交期、成本的竞争。制造业人力成本、价格肯定是上涨的,而客户产品价格却要求不断降价,让制造企业(尤其时产业链末端的零配件加工企业)成为了“夹心饼干”。我们只有在内部管理上下功夫,练好“基本功”只有反复抓,抓反复,最终形成一个模式、一个系统,企业才有扩张和发展的基础,才能持久保持企业核心竞争力。管理基础夯实了,那不管面临社会经济危机,还是在行业低迷时期,企业都具有抗击风浪的能力,这样企业才能永续经营、基业长青。

     


     

     

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