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冯鹏程:我们该不该忽略基础管理?-企业上市商业模式诊断专家冯鹏程教授

关键词:[企业管理] 浏览:3611 发布日期:2016-01-20 网页收藏

  • 管理者在日常工作中容易忽略对基础管理的把控,当很多工作在即将完成时遇到梗阻,才发现是在某个环节漏掉了流程所要求的细节(资料、凭证、签字手续等),从而返工补救,耽搁时间,降低工作的有效性,进而影响整个组织的管理水平。

    低调的基础管理

    基础管理,顾名思义,囊括了管理的基础要件:标准、信息、制度、培训、计量等,并贯穿于任何一项管理工作的始终。九层之台,起于垒土。基础管理的品质和能力关乎企业能否以规范、有序、高效的方式持续发展。很多时候,它甚至能充当企业战略目标落地的最后一块基石。但因为它的低调和内敛,不擅以一种“高大上”的姿态出现在管理者面前,而是隐藏在众多的细节之中,所以往往成为我们忽略的对象。

    基础管理的对象体现在对各类数据的量化提取上,而这些数据又各自分布在种类不一的记录和表单里。因此,做好基础管理,首先在于用好表单、记录和数据这些工具载体。如在办公设备管理中,对各部门耗材使用的分布记录进行差异分析;在车辆管理中,对油耗的环比数据及行车记录进行综合分析;在仓库管理中,对出入库记录的跟踪和库存的自检等。单个分开来看,量确实较小,但若把这些小项逐一加总,却能为企业削减行政开支找到更深的切入点。

    要夯实基础管理,必须让基础管理自成一个整体,我们需要了解构成这个整体的各要素及其之间的关系。经典管理理论认为,基础管理中包含流程、目标、指标、岗位、职责和制度等要素。企业管理的任何行为都以设定目标为开始;为达成目标,再设计规划出可执行的流程,辅之以相应的岗位来执行,并为其划定职责;为了检验工作成果是否与目标相匹配,进而再细分指标,而制度则确保以上工作都能规范有序地进行下去。将这些要素通过一定的方式组织成系统,就能成为一个通用的管理模型,即“要素化管理模型”。

    要素化管理模型给企业带来的直接收益,是管理者无需耗费过多的人力资源去进行无用的查找和试错。在这个体系里,问题都得以明确,评估标准得以界定。而间接收益,则是让管理本身所追求的企业运营低成本、高效率成为可能,因为提高效率只有与降低成本结合在一起才有意义,否则只重一边对企业而言毫无意义。

    基础管理之“三段论”:树思想认识、立工作态度、讲工作方法

    “求木之长者,必固其根本;欲流之远者,必浚其源泉。”基础管理若夯实牢固,则能极大提高工作的有效性,引导工作水准迈上一个更高的台阶。怎样做好基础管理在这里提出一个三段论:树思想认识、立工作态度、讲工作方法

    思想认识上,要追问一项工作对我们能力和绩效的要求究竟是什么?

    在公司需要之际,我的团队究竟能为公司贡献出什么,而公司又到底需要我们付出什么?公司的期望值可能并不是我们当前的能力水平就能达到的,其间的差距正好为我们的努力指明方向。在具体着手一项工作时,要去分辨“做完”与“做好”的区别。精雕细琢,终成大器。一名有良好职业素养的职场人应果断地选择后者,把“差不多”、“将就”、“凑合”、“应该”,从我们的职场语言词典中彻底抹掉,然后镶嵌进“精益求精”这四个字,时刻牢记对流程环节中的模糊部分不要心存侥幸。

    工作态度上,要怀揣对工作的尽责之心、对错误的反思之心。

    越简单的工作、越不起眼的任务,容易让人轻视进而产生懈怠,“一个马掌钉灭亡一个国家”的故事,相信很多人都听说过。1685年,里奇蒙德·亨利伯爵带领军队来攻打查理,这场战役将决定谁有统治英国的权力。在开战之前,因为对战马的装备检查不到位,少钉了一只马掌,害得里奇蒙德·亨利在率军冲锋的关键时刻跌下马背,主帅被俘,军队士气瞬间衰落,士兵落荒而逃,这场战争就这样宣告结束。失败原因竟是没有把马掌钉好,看似荒唐,却是事实。任何管理上的失误,追到底都源于管理者的淡漠。再先进的设备、再好的技术、再完美的规章,在实际操作层面,都无法取代人的责任之心。

    在基础管理环节出现错误和暴露问题都不可怕,可怕的是对问题、错误的不加反思甚至是有意掩盖。一般而言,“摇篮”里的错误是最容易被消灭但往往又是最难被发现的。如果在我们察觉之时,不去主动担责整改补救,而有意遮掩,它就会迅速发酵变异,成为一块更大的绊脚石,挡在我们临门一脚的功成之时。这种情况,在与企业领导近距离接触或关乎企业核心利益的一些部门,表现得最为明显。公司领导就是这支军队的主帅,而他贴身部门的人员中很可能就藏着那个“钉马掌”的人。这些部门的工作通常很繁琐、事务性工作非常多,加之在领导身边工作,对细节的要求比其他部门更高,很多小问题会被抓到或者放大,因此犯的错可能也就更多。面对这些情形,如果总是抱怨、推卸责任,自己去认真检讨,错误中吸取不到教训、问题里得不到反思,只会一错再错,最终像那个钉马掌的铁匠一样,酿成大错。

     工作方法上,遵循三大原则,“流程梳理”在前,“信息共享”在中,“检查确认”在后。

    流程梳理,是对一项工作从始到终的若干节点要素的确认和打通。包括但不限于截止时间、相应责任人、完成标准。在这里,此“标准”并没有统一的“标准”,它或许是某类资质文件,也可以是某份情况说明上的领导签字,没准还是记录某项事务的原始凭证或达到既定要求的一组数值。

    检查确认,是对每个流程环节的执行情况进行监督抽查。查时间是否逾期,查各环节要求的资料凭证是否齐全,查各工序责任人的签字是否齐备,然后逐一与之前拟定的那个标准值进行比照确认。

    决策需要有数据信息提供支持,否则就会出现判断上的重大失误。在一个组织内部,信息源并不固定而总是随机。可以在基层流传也可以是来自高层领导;可以是从A部门发出,也可在B部门听到,各种信息的流向彼此交错成网状。正因如此,在准备开展一项工作之前,务必要先把与此项任务相关的所有信息收纳汇总,逐一甄别,再以此为据进行工作秩序的排列和业务流程的优化。在工作任务启动以后,还应让团队中的每名成员知晓:任何人只要接收到与任务相关的数据信息,须在第一时间回传至决策者,因为这些信息通常和任务的推进变化有着千丝万缕的联系,而接收者可能并不具备甄别此信息价值的能力。

    什么是不简单?把一件简单的事情做好,就是不简单。什么是不平凡?把众多简单的事情持之以恒地做好,就是不平凡。

    基础管理的真谛,其实就这么朴实。

    我们真的不应该忽略它。

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