胡既白:和领导沟通的5个技巧

关键词:[沟通] [沟通技巧] [领导] [上级] 浏览:677 发布日期:2016-03-14 网页收藏



  •      职场中有这么一句话:只有脑子有问题的人,才不重视与上级领导的沟通!

        与上级沟通是否顺畅,直接影响着下级的工资、绩效、工作舒适度、工作晋升,所以在某种程度上,甚至可以说,与上级的沟通决定了下级职业的命运。

        善于与领导沟通的人,在工作中将更加高效,更加容易获取相匹配的资源,并获得更多的推荐机会。而反之,不善于与领导沟通的人则有可能南辕北辙、事倍功半。

    但是在我所接触的职场人中,却发现很多人与上级沟通存在障碍,这具体表现在两个方面。

    1、没有沟通意愿。不喜欢、不愿意与领导沟通。典型表现是:领导不问,我绝对不说,领导问起,爱说不说;对向上沟通有恐惧感,看见领导就像老鼠看到猫,绕道走,能不沟通尽量不沟通;开会坐在离领导最远的地方,能不发言就不发言。

    2、没有沟通技巧。不善于与领导沟通。不能沟通及时、准确、全面向领导提供相关的信息,欠缺必备的沟通技巧,导致领导不满,进而影响整体的沟通技巧。

       李世民是古来最优胸怀的君主,但是遇到魏征这样“愣头青”的不懂沟通技巧的下属,也会气的暴跳如雷。所以,无论领导多么开明,沟通技巧都是必备的。

    因此,改善与领导的沟通,首先不把加强与领导的沟通当做“拍马屁”,而是将其做好本职工作的重要保障。

    其次就是要掌握一些必备的与领导沟通的技巧。

    本文是胡既白老师多年研究上下级沟通技巧的呈现,将从如何接受上级的指令、如何向上级汇报、如何向上级请示、如何向上级领导请示、如何回应上级领导的请教、如何对待上级的批评5个方面介绍,学完5招,让你搞定你的领导。

    一、如何接受上级的指令

    上级对于下级发布一个完整的指令,一般会包含3个基本要素,分别是做什么、如何做、何时完成。

     

    第一 、做什么。

    很多下级在接到上级的指令以后,马上“听话、照做”,二话不说,捋起袖子就开干,好像很有执行力的样子,这样对么?

    这样做存在极大的风险,因为领导下达的任务不一定的是个完整的命令,或者说领导关于任务的理解跟我们的理解可能不完全一致。如果在“做什么”上面产生了误解,那么就极有可能导致错误的执行,并最终导致进度的拖延和资源的浪费。

    我在做董秘的时候,和我的董事长有一个很好的默契。那就是每次董事长向我分派重大或者复杂的指令之后。我都会按照我的理解,尽快的从头到尾跟董事长复述一遍。因为,只有复述之后,我才能检查我的理解与董事长的理解是一致的。而作为董事长,如果发现我理解偏差,他也正好立马纠正,或者进行命令的二次发布。这种双向反馈式的沟通,可以最大限度减少指令理解的偏差。

    第二、如何做。

    一般上级再跟下级下达命令时,“做什么、何时完成”都是比较清晰的,但是“如何做”一般是不清晰的,因为“如何做”正是体现下级价值的地方。

    作为一名优秀的下级,应该尽可能开启智慧、发挥主观能动性把事情做到位。而不应在“如何做”这个阶段频繁的征求上级的意见。

    必须明白,优秀的下级应该是一个“问题解决者”,而不是“麻烦的制造者”。

    只有孩子才一直问“十万个为什么”,职场人,必须是解题高手,而不是出题高手。常问问题的“木偶人”,会让领导心里想:“要你做什么”?

    第三,何时完成。

    在指令“三要素”之中,应该说,上级最为关心的是“何时完成”,那么这里面就会遇到一个大家有可能遇到的问题-----领导交办的任务,没有按时完成,该怎么回复领导呢?

    有人会解释原因,有人会找借口,对么?都不对!

    如果领导指令交代的任务没有达成,作为下属应该汇报以下三件事情。

    第一,导致没有完成的因素是什么?

    第二,我将采取什么补救或整改的措施以期尽快达成?

    第三,最终承诺的完成时间是什么?

    “本次交货期延误是因为XX号机器出现故障导致的,我们已经调集了内部和外部的技术专家正在紧急抢修,保证在本月8号可以完成所有积存的订单”

    须知,以上三者是缺一不可的,因为它本身是一个严密的逻辑关系。只有知道了原因,才能想到针对性对策,只有有了对策,最后的达成期限才有了保障。

    二、如何向上级领导汇报?

    汇报又称复命,一个合格的下级,上级有指令,下级必有汇报复命!请记住:不汇报,不复命等于没工作!

    那么向领导汇报工作,有什么要求呢?

    第一,一定要及时的汇报。严格意义上,领导交代当天完成的工作,必须当天汇报,领导交代的一天以上完成的工作,每天要汇报工作进度。而且报告尽量要通过书面文字的形式,报告要简洁,能用图表就用图表。

    万达公司有一个很好的汇报传统,给董事会汇报工作,不能超过3页PPT。简介、明了,那么细节怎么呈现?全部做成备注,放在PPT后面,如果领导需要了解某个细节,可以根据备注直接查阅对应项。

    第二,汇报上司想知道。那么问题是,一个指令下达后,领导到底想知道什么呢?答案是:结果。

    我们看到有些下属在跟领导汇报时,一次汇报花了1个小时,前面55分钟全部都是讲过程、经过,最后才讲到结果,这叫做本末倒置。领导都快被你急死了!

    第三,不能报喜不报忧。由于害怕挨板子、受批评,因此表功藏过,掩盖问题,应该说,这是领导最不愿意见到的。因为,领导最害怕信息“黑洞”带来未知的风险。暂时的掩盖很有可能导致“千里之堤毁于蚁穴”。

    第四,不要只汇报功绩。对于自己做工作的努力和付出夸夸其谈,这也极易引起领导的方案。须知,中国有句古话:会叫的骡子当驴卖!

    表功的员工,在夸夸其谈的时候,其实是这么个逻辑:领导是笨蛋,笨蛋不知道我做这件事情多么艰难,我必须向笨蛋讲清楚我的努力。各位须知,另外有一句处事名言:把别人当笨蛋的,才是最大的笨蛋!

    三、如何向上级领导请示?

    在上下级沟通中,难免会出现超出下级能力决策范围或者权利决策范围的时候,这个时候,就需要向上级领导请示工作。请示工作要注意以下3个策略。

    第一,要选择题,不要问答题。一个下属,如果喋喋不休的一直在问问答题,上级心里会方案:要你有何用?!

    因此,请这样问领导问题。

    “领导,请问是选在今天下班前开会,还是明天早晨开会?”

    “领导,我设计了三种方案,您看一下,哪一种更合适”

    运用选择题,表明下属在汇报前有主动性的思考和针对性的设计,已经剪除冗余的不合格选项,大大节省了领导的决策时间。

    第二,汇报时,不光要给出备选方案,而且要有方案的优劣对比。

    “领导,有两套方案,一是激进方案,优点是什么,缺点是什么,二是保守方案,优点是什么,缺点是什么”

    有了优劣对比,领导就有了决策依据。

    第三,汇报时,不光要有不同方案的优劣对比,还要说明自己的倾向性方案。

    “领导,ABC三套方案各有利弊,根据我司目前的情况,我个人认为C方案,更适合我们目前的实情”

    表明自己的观点,为领导决策提供参考。

    第四,汇报的场所不一定选在办公室。越是办公室这种严肃的办公场所,其实沟通效果越低,下级可以根据汇报的议题,选择适合的地方进行汇报。

    我做下属的时候,尝试过载电梯口、停车场、食堂、羽毛球场等不同的场所给领导汇报工作,发现在轻松的环境下,汇报获得认可的可能性更高。

    4、如何回应上级的请教?

    作为上级领导,有时会就一些问题,征询下级的意见和看法。在此时,下级应该注意什么呢?

    第一,尽量选在私人的场合进行表述,以方便完整、全面的表达个人的想法。同时不要出门宣扬。

    第二,领导没有采纳你的意见,不要表示不满。

    作为上下级之间,建议是本分,但是如果领导不同意,那么也应该按照领导的去做。刘备被曹操追赶,执意要带着百姓逃难,诸葛亮拼死谏阻,但是刘备执意如此,诸葛亮也只能依言而行。因为诸葛亮知道一条铁律:建议权在下级,决策权在上级。

    第三,领导做错了,不要在背后说风凉话。

    “你看,我就说这样行不通,这不出错了吧,活该”,我相信没有任何一个领导能对这样的嘲讽无动于衷。无人能未卜先知,没必要事后冷嘲热讽。

    第四,领导如果向你询问其他部门的意见,一定要慎重、客观,如果功过是一九开,尽量多讲功劳,职场上最怕搬弄是非之人。

    5、如何回应上级的请教?

       在职场中,下级难免有上级不满意的地方,那么该如何面对上级的批评呢?

    第一,一定要认真对待上级的批评,上级提出批评,不管正确与否,作为下级都要认真对待和分析。

        第二,切忌当面顶撞。职场中,上下级之间的正面交锋,必定是“杀敌一千,自伤八百”,是最愚蠢的处理方式。

        2006年,盛传网络的“最牛女秘书”一事,尽管有80%的读者支持女秘书,但是与上司的顶撞,直接导致这位职场精英彻底断送自己的职业生涯。

       第三,不要受了批评一蹶不振,职场最忌讳的是玻璃心。如果受了点批评,就郁郁寡欢,则必定给领导以此人不可重要的感觉。小平同志“三起三落”,受了多大的打击,但是即使在被全国上级写“大字报”的时候,也没有忘记给写信,正是这种直面批评,笑对人生的沟通方式,让他在人生的后半段又有了大展拳脚的舞台。

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