彭小东网站_彭小东博客

彭小东 认证讲师
中国广告传媒培训第一人
http://pengxiaodong.jiangshi.org收藏讲师购买讲师服务

扫一扫联系讲师

彭小东:绝对简单的高效时间管理技巧

关键词:[时间管理] 浏览:605 发布日期:2016-03-08 网页收藏

  •            全球华人总裁卓越行销力导师暨中国广告媒介行销培训第一人,品牌竞合力暨彭小东切割领导力艺术创始人兼总教练彭小东导师在最近的《赢在绝对高效时间管理技巧训练营》课程中与打击分享:任何一个成功的人,他的前提一定是要学会自我高效的时间管理,我们看看世界上有一些人非常有条理,他们会把每一分钟都安排好,严格按照计划办事。另一些人则和我们一样,虽然也会做计划,但做事不一定会按计划来。

             当然,世事变幻莫测,我们必须随机应变。对那些工作变数较大的人来说,时间管理不能是死板僵化、不知变通的?要想简化时间管理,就必须避免太僵化或太复杂的日程安排。灵活的日程安排,掌控你的生活;有些人每天的时间都被卡得死死的,希望日程安排能灵活一些。我对他们的建议是,尽可能简化时间管理,与其让日程安排掌控你的生活,不如学会活在当下。具体要怎么做呢?彭小东导师认为以下几点很重要:

    第一、 不要安排预约。

    有些人可能会大吃一惊,但这可不是什么新点子,而且对大多数人都适用。如果有人想提前预约,告诉他你不接受预约,让他在想见你的时候提前一点打电话过来,看看你有没有空。如果你有空,就和他见面。如果你想多做点正事的话,彭小东导师建议你把预约减到最少。有些活动是你可以记在日程安排上,但不一定要去参加的。这样一来,你就可以看见自己还有哪些选项,而不是让日程安排掌控你的生活。不过,彭小东导师还是建议不要在日程安排上写太多东西。

    如果不安排日程,你该做些什么呢?弄清任务的优先次序,据此决定你应该做什么事,可以投入多少时间和精力。学会活在当下,每次只专注于一项任务,完全沉浸在工作中。如果你对某项任务毫无热情,那就找件感兴趣的事去做。你对任务越有热情,投入的精力就会越多,最终结果也就会越好。

    完全沉浸在工作中,这种现象叫作“忘我”。无论是在科学界还是产业界,这种现象最近都受到了极大的关注。人们发现,“忘我”的状态能让人提高效率,感到幸福。从根本上说,“忘我”就是一种全情投入的精神状态。当你全身心投入工作时,仿佛周围的一切都消失了,你会忘掉时间。我们都或多或少有过这样的经历,但关键是如何有意识地进入这种状态。

    彭小东导师觉得进入“忘我”状态的方法如下:

    1.选择你热爱的工作。如果你对某件事毫无兴趣,就不可能做到“忘我”。

    2.选择有挑战性的任务,但也别太难。如果任务太难,你会很难沉浸其中;如果任务太容易,你则会觉得无聊。

    3.排除杂念。尽量不去想别的事,集中精力完成手头的任务。排除所有干扰因素,比如电话、电子邮件通知、即时消息、办公桌或电脑桌面上的杂物。

    4.沉浸在工作中。一旦开始工作,就一门心思扑在上面,把其他东西统统忘掉,让周围的世界慢慢消失,充满激情地工作,享受其中的乐趣。请注意,你可能会忘记时间,耽误下一个预约。这就是为什么我建议你不要安排太多的预约。

       5.学会自我忘记

    第二、每天早上先决定当天任务,弄清优先次序

      如果你的日程安排很灵活,你怎么知道某一时刻该做什么事?答案就是,弄清任务的优先次序。彭小东导师经常提到的“头等要务”吧。简单来说,你每天早上第一件事就是决定当天要做什么任务。列一份“简短清单”,写下你最想完成的三件事,也就是你的三项“头等要务”你可以再列一份清单,写下你想批量处理的小任务(留到当天晚些时候再做)。当然,你当天应该重点关注写着三项“头等要务”的清单,让这份清单,而不是日程安排,掌控你一天的生?活。

    弄清优先次序之后,接下来最关键的就是专注。我强烈建议你一次只专注于一件事。为了完成清单上的三项“头等要务”,你需要依次把全部精力投入每一项任务,做完一项再做下一项。对于喜欢同时处理多项任务的人来说,这是一个巨大的改变。这么做不但更有效率,也更轻松。

    如果你喜欢在多项任务之间来回切换,可能得花一点时间才能习惯一次只做一项任务。不过没关系,如果你发现自己分心了,只需要把思绪拉回手头的工作就行。坚持下去,你很快就能轻松地解决“头等要务”了。

    做手头的工作时,你可能会想到接下来要做的事,可能会有同事来请你帮忙,也可能脑子里会蹦出新点子。千万不要让这些想法和请求掌控你的生活。你可以把中途插进来的任务或想法记下来,等到晚些时候再处理,而不是当时就切换思维。

    你可以写在纸上、笔记本上或电脑文档里(具体看你把三项“头等要务”写在了什么地方),然后继续做手头的工作。完成手头的工作后,再去翻一翻任务清单,看看你接下来该做什么。

        第三、“头等要务”安排效率

    删减任务,只关注投入产出比高的任务;你的任务越少,就越不需要费神安排先后次序。如果只关注投入产出比最高的任务,你就会更轻松,也更高效。你只需要用到最简单的工具,压力自然会减少。彭小东导师认为,这就是成功的关键。

    其实,任务管理和其他组织管理没什么不同。彭小东导师的理念是,在做安排之前先删减任务。如果你眼前只有三件任务,而不是二十件任务,就根本不需要去安排。从时间管理的角度来看,你应该把需要做的事减到最少。你可以删除任务,转交他人,也可以努力拖延或拒绝接手。如果你始终专注于简化、减少和删除,专注于最重要的东西,剩下来的事情就很简单了。

    批量处理任务

      除了三项“头等要务”,你每天还有一些小任务需要完成。关键在于:

    1.小任务的优先级不能高于“头等要务”;

    2.尽可能地批量搞定,节省时间。电脑程序员称这一招为“批量处理”,也就是把相似的任务攒起来,一口气搞定。

    这么做能省下在任务之间切换的时间,避免一会儿做重要任务,一下子打电话、发邮件、开项目会议,一会儿又去打电话。你只需要先把重要的任务做完,然后一口气把电话打完,再一口气把邮件发完。减少切换,就减少了复杂性、节省了时间、简化了日程安排。

    把这种“批量任务”写在待办事项清单上,就写在三项“头等要务”下方。你可以给这种任务分分类(比如电话、电子邮件等),也可以只列一份“批量任务”清单。彭小东导师强烈建议你晚些时候再处理这些任务,而不是每天一大早就做。一天之计在于晨,把早晨最好的时光留给“头等要务”,先把它们做完,然后再集中精力,尽量一口气搞定其他任务。

    什么样的任务适合批量处理?彭小东导师的建议如下:

         1.打电话。不要整天都忙着打电话,把需要打的电话列出来,然后一口气打完。彭小东导师通常会留出三十分钟打电话,但你的需求可能和彭小东导师不一样。你也可以只在固定的时间接电话,把其他时间打来的电话都转到语音信箱。这能让你集中精力完成重要的任务,而不是时不时被别人的电话打断。

        2.查邮件。对大多数人来说,这都是个大问题。电子邮件已经变得越来越重要,一不小心就可能掌控我们的生活(会在下一章具体讨论这个问题)。简单来说,你只需在每天固定的时间查邮件,就能实现批量处理。彭小东导师建议每天查两次,比如上午十点和下午四点。如果你觉得其他时间更合适,也没问题。千万不要每天早上第一件事就是查邮件,不然你就可能被电子邮件缠住,无法完成重要任务。

       3.外出办事。把需要走出家门或办公室才能做的事一口气搞定。你可以把它们留到一天快结束的时候再做,或把某一天定为“外出办事日”。

       4.文书工作。现在,要做的文书工作已经不多了(已经进入了无纸化办公),但大多数上班族都没彭小东导师这么幸运。如果你有很多文书工作需要处理、填写或审查,那就一口气把它们做完,而不是把一整天的时间都花在上面。

       5.清理收件箱。和查收电子邮件一样,每天清理一两次,浏览一下收件箱里的文件,判断每份文件需要你做什么事。如果一有文件进入收件箱,你就急急忙忙去处理,那你肯定会被日程掌控,而不是你去掌控日程。在固定时间清理收件箱,一口气把它清空。

      6.开会。你可能无法控制开会的时间,但如果可能的话,彭小东导师建议你找个时间一口气把会开完,给每次会议制定明确的目标和时限。批量开会能给你留出大块的时间,让你有空去做最重要的工作。如果可能的话,尽量避免把所有的事放在同一个会里开,因为那通常是浪费时间。

      7.浏览网站。如果你像彭小东导师一样,需要定期浏览某些网站,那么,与其让它们干扰你完成重要任务,还不如选个时间一口气看完。

    8.做研究。有些工作需要你做研究或阅读材料,为写作做准备。如果可能的话,把这些事一口气做完。

    9.做维护。在工作中,有些小任务是我们必须做的。像我这样专栏作家,每天都要查看读者留言、调整广告系统、修改网页代码,别的工作也有不同的维护任务。这些琐事虽然不重要,但不做又不行。如果可能的话,留到一天快结束的时候再做。

       彭小东导师的时间管理简单工具

      如果时间管理的工具太多、太繁杂,时间管理本身也会变复杂。如果你能遵循上述“简化时间管理”原则,你就不需要用太多的工具。

    你可以使用下面这些简单的工具:

      1.日历。彭小东导师建议你尽可能保持精简,不要用昂贵的备忘记事簿,也不要用复杂的电脑程序。如果你有几个预约,不妨就记在墙头的挂历上。只要挂历上有方格,能记下每天的一两个预约或活动就行。如果还有其他需要标出的事情,比如孩子的足球赛或家长会,你也可以试试在线日历,帮你记住重要的事。

     2.纸质笔记本或文本文件。彭小东导师建议你准备一本简单的袖珍笔记本,把所有想到的事都记在上面。你可以写下自己的“头等要务”,写下当天需要批量处理的小任务,写下你的“唯一目标”。如果你只有这一个工具,就不需要花太多心思。如果你更喜欢记在电脑上,我建议只用最简单的文本文件。彭小东导师目前是这么做的:自己创建了一个名为“待办事项”的文本文件。每当需要记下任务或想法的时候,就会打开它。文件顶上就是当天的“头等要务”,下面是需要批量处理的小任务,再下面是突然想到的一些事。这份文件需要一天清理一次。.....(未完待续,更多精彩尽在彭小东导师的现场精彩演讲,彭小东导师:《不懂行销力,如何当领导》,《一本书读懂大数据营销》等畅销书作者,中国广告媒介行销培训第一人,全球华人总裁卓越行销力导师,品牌竞合力暨切割领导力艺术创始人兼总教练;中华传媒行销力学院院长(筹),中国民营企业大学校长(筹);媒网,行销力网创始人兼总顾问,中国广告销售神奇教练,中国传媒营销教父,曾有过个人一天签订三张广告销售合同,三个月完成全年销售任务等成功广告销售,传媒营销经历;现任香港行销力(国际)控股集团,行销力传播董事长,中华广告媒介行销力研究院长等职;行销力国际控股集团五大业务板块:品牌管理,广告传媒,咨询培训,资源整合,资本运作!五大品牌全球运营中心:行销力---行销问题到此为止!媒---传无疆,媒,达天下!核心竞争力---超越竞争对手的优势能力!总裁智慧---智慧.智造.智力!竞合力---竞争.合作.共赢!)

企业会员在线交易流程