张志奇网站_张志奇博客

张志奇 认证讲师
实战实用、可操作性强、标准的语言形象化。
http://zhangshiqi.jiangshi.org收藏讲师购买讲师服务

张志奇: 出版业全面导入ISO9001管理, 持续提高出版发行能力

关键词:[企业管理] 浏览:3712 发布日期:2016-01-20 网页收藏

  •                                出版业全面导入ISO9001管理, 持续提高出版发行能力

       出版社完成改制注册后,建立现代企业制度和运行机制摆在高校出版社的面前,编辑、印刷、发行等各个环节如何适应市场的需求,需要积极的改革和探索。为了进一步深化改革,规范管理,提升企业核心竞争力,出版社全面扎实推行ISO9001管理体系是一条有效途径。

        ISO9001标准是国际标准化组织对世界各国质量管理实践的高度概括、总结和提炼。过去很多人有这样一种误解,即ISO9001标准追求的是产品质量、是制造企业的专利,对于出版社不适用。其实不然,ISO9001的目的不是制定具体化的产品质量标准,而是通过对质量体系要求进行标准化来统一各部门的职责、工作流程和工作规范。任何组织和部门要实现规范管理、提高效率的目标,推行ISO9001标准是一种有益的尝试。因此出版社应以兼容并蓄的胸怀、发展创新的精神来大胆吸取国际先进的管理科学方法,以适应建立现代企业制度和运行机制的需要。

     

    一、ISO9001标准的要求与出版发行业的传统管理的内在要求具有共性

    ISO9001标准的精髓主要体现在以下几个方面:

     

    (一)ISO9001标准注重过程控制、预防为主,持续改进。

    (1)所有工作都是通过过程来完成的,对质量有影响的所有因素都已包含在过程之中,只有控制住过程质量,才能产生预期的质量效果。ISO9001标准反映的以过程为基础的质量管理体系模式展示了ISO9001标准第4-8章中所提出的过程联系,反映了在规定输入要求时,顾客起着重要的作用。对顾客满意的监视,要求组织对顾客关于组织是否已满足其要求的感受的信息进行评价。ISO9001标准采用“PDCA”的方法可适用于所有过程。PDCA模式可简述如下:

    P-策划:根据顾客的要求和组织的方针,为提供结果建立必要的目标和过程;

    D-实施:实施过程;

    C-检查:根据方针、目标和产品要求,对过程和产品进行监视和测量,并报告结果;

    A-处置:采取措施,以持续改进过程绩效。

    (2)质量体系的重点在于预防问题的发生,而不是依靠事后的检查,质量体系重视避免类似问题重复发生的预防措施,同时还保持一旦发现问题迅速作出反映和加以纠正的能力。

    (3)ISO9001质量标准要求系统的使用者必须维持有关质量的文件记录,通过收集、分析有关质量记录的数据,对过程、产品和服务的表现做出评估,从而确保质量体系能推动和促进持续的质量改进,改善出版社的管理绩效。

     

    (二)出版发行管理在与ISO9001标准的一致性

    在推行ISO9001质量管理体系的过程中,制造业由于市场压力,先行一步,服务业出于竞争和管理的需要紧随其后。出版发行管理作为一种特殊的行业,它向社会提供的是创意产品和精神食粮,其运行和目标虽迥异于制造业和其他服务业,但从ISO9001标准的理论精华中,我们可以发现其与出版发行管理在相当的程度上存在共性。出版发行部门实施自身管理的内在要求与ISO9001标准一致性主要体现在:

    (1)强调程序化和标准化

    由于出版社负责出版发行过程的管理和协调服务,重复性和定型化的工作比较多,为内部编、校、发、储、销、后勤人员的行为,因而需要制定统一的标准和严格的程序,使每一个工作人员有章可循、有规可依,严格遵守程序规范,消除管理过程中的随意性。ISO9001所注重的程序化控制即每一项管理活动都可以分解为若干个环环相扣、彼此制约的过程,每一个过程都有标准化的程序和内容,这与出版发行管理中依法管理、流程化管理的根本要求是一致的。

    (2)强调“岗、权、责”相统一

    我国在出版社管理中推行的“岗位目标责任制”以及目标管理责任制、薪酬与绩效考核管理办法都反映出对出版发行权力的规范和制约。ISO9001的目标是促进全面质量管理,它主要通过对各个环节的“岗、权、责”进行文件化、系统化的控制,对员工的职责、工作任务、完成情况作出详细的记录,为绩效测评即量化考核提供明确的标准和可靠的依据。

    (3)符合以顾客为关注焦点的发展方向

           从出版社产生的背景和理论上来讲,出版发行具有服务性,它体现的是出版社如何满足顾客和读者需要的问题。无论是从西方的社会契约论学说还是社会主义国家全心全意为人民服务的宗旨来看,出版发行的性质都是为社会、为人民提供各种服务。在传统的管理体制下,出版社通常被要求只向上级负责。虽然上级要求和顾客和读者需求有某种程度的一致性。随着社会政治经济的不断发展,这种观念已经开始逐渐转变,“质量”“服务”顾客”等口号越来越响亮,人们把注意力也逐渐转向如何才能提供有效、便捷的服务,当代西方国家把书店和读者称为顾客,顾客的需要就是出版社行为的指挥棒。出版高校和社会需要的优秀读物是出版社的天职,也是其赖以生存的基础。

     

    二、 出版社导入ISO9001标准的意义

     

    出版社导入ISO标准意义何在?它是不是祛除目前诸多管理弊病的灵丹妙药呢?其实,ISO9001标准运用于出版发行部门中的意义应建立在以下的基础认识之上:首先,ISO9001是不带任何强制性的自愿性标准,出版社导入ISO9001纯粹是出于领导层主动追求自身管理的规范化、标准化、程序化;其次,ISO9001标准在本质上是一种管理理念,一种思想,它的质量管理要求所规定的条款如管理职责、文件控制、不合格品控制、记录控制、内部审核、纠正措施和预防措施等只是通用性的质量要求,并不是描述某一具体组织如何实施这些要素。再次,出版社实施ISO9001质量管理实际上是以“自律”和“他律”的形式向社会宣布自己的新标准提供服务的形式、质量和违约责任等,是一种自我约束、自我激励、自我剥夺的做法。

    因此,对于出版发行部门来说,应用ISO9001体系主要有以下意义。

    (1)有利于出版发行部门建立科学规范的质量文件体系

    每一个出版社都有其特定的管理和服务对象,都有为实施管理和服务活动制定的规章制度、工作规程,其中有上级制定下发的,也有出版社自身制定的各类具体细则,这些制度和规程都是以文件形式为载体来运行的,这样一个庞大的文件系统不免存在零散、繁杂、矛盾、重复等种种弊端,导致制度不成体系,难以形成对管理活动和管理人员的规范和引导;制度的新旧更替易引起执行标准不一,基层单位各行其政,执行不统一;各项制度之间存在脱节、职责模糊等而影响管理实效。ISO9001质量体系包含了三个层次的质量体系文件:A、质量手册(一级文件)主要界定的是管理服务活动的质量目标、影响质量管理的组织机构及人员职责、权限和相互关系;B、程序文件(二级文件)界定是实现质量目标和职责的方法及程序;C、规章制度(三级文件)则包括一些表格、文书等各类支持性文件和资料等,从文件层次可以看出ISO9001质量体系强大的文件整合功能,并且它强调质量体系文件的唯一性和权威性,决不允许对同一质量活动有不同的控制规定和要求,或同时使用的不同文件在相关内容上有矛盾的现象,有关规章制度作废要即时更改质量体系文件,质量体系要求的“文件和资料控制”条款集中反映了这一点。因此借助ISO9001的质量体系文件可以较好地解决出版社在制度杂乱无序、新旧更替不及时,政出多门、基层管理弱化的问题。

    (2)有利于依法管理,以法治代替人治、以科学管理代替经验管理

    一个民主、法治的出版社的权威来源于出版社与员工之间不再是管理者与被管理者之间的关系,出版社管理部门作为供方,主要依据文件为书店和读者提供服务,它所提供的产品是否合乎需求、是否得到书店和读者的信服很大程度上取决于其自身的制度化建设。ISO9001标准提供了这样一个桥梁,它尽可能地减少管理过程中的随意性因素,即人法因素和经验性因素,它的所有文件必须满足5个W和一个H,5个W是指做什么、由谁做、何时做、何地做、为什么做,一个H是指如何做,对于出版社,导入ISO9001标准就意味着分清工作职责、理顺工作接口、明确工作过程和要求,并以质量体系文件的形式固定,有助于改变长期以来管理管理机关经验性管理多于规范管理,领导“一言堂”,人治多于法治的作风。

    (3)有利于建立监督机制和约束机制,保证持续改进

         出版社长期以来一贯提倡思想政治教育,对于防治问题产生起着基础性的作用,但是仅仅依靠个人的自律意识和精神境界是远远不够的,因此建立全方位、高效率的监督与约束机制是每一个管理管理部门所担负的职责和目标,ISO9001的预防为主、过程控制、记录控制对于堵塞漏洞、杜绝有章不循、落实责任追究上都可以起到相当程度的促进作用。

    从预防和过程控制角度来讲,ISO9001质量体系要求上至社长下至普通工作人员都能“对号入座”,按文件的规定和要求承担相应的管理职责和服务职责,各负其责,不符合文件的规定或要求的事情谁都不能做,领导和普通工作人员概莫能外,消除由于热潮随意性和内部管理控制不严而产生的问题产生现象。另外ISO9001严格的质量记录功能要求所有工作必须以质量体系文件为依据并要留下相应清晰、完整的记录,对于执法行为的过错追究能具体落实到人,便于分清责任,同时也为查处违纪违法提供客观证据,在一定程度上达到使工作人员不敢问题产生的目的。

    (4)有助于建立以顾客和读者为关注焦点的服务思想,与国际管理管理水平接轨,提升出版社形象

        全心全意为顾客和读者服务是出版社管理的最高理念,出版社作为书店和读者共同利益的代表,要是没有正确的价值观,就不可能有为顾客和读者谋利益的行动。对出版社而言,价值观念表现为员工对出版社的感受和态度,它影响组织成员的行为,是看不见摸不着、但确定存在并对组织动作产生重要影响的“软件”。

    ISO9001标准指导思想是以顾客关注焦点,目的是为保证服务在第一次便符合顾客要求,减少不合格的产品或服务所造成的浪费,如果将企业化的管理和服务意识引进出版发行管理机关,势必大大减少推诿、拖沓、扯皮、应付等对书店和读者不负责任的现象,对于出版社无疑有助于树立其良好的社会形象。在公共部门导入ISO9001标准,是对工作人员长期以来形成的思维习惯、心理定势的挑战。这将有利于我国出版社部门走向世界,向国际管理管理水平看齐,便于在全球经济一体化的背景下加强出版社与出版社间的交

    交流与合作,ISO9001标准用制度化的体系将“以顾客关注焦点”的价值观对工作人员进行潜移默化的影响。

     

    三、贯彻ISO9001标准的主要步骤

     

    导入ISO9001标准的主要分为四个阶段:

    第一阶段  准备阶段

    组织准备       确定需求       选择咨询单位       确定咨询单位       成立工作小组        管理现状调查          全员培训

    1、 组织准备:成立以社长为组长,总编和书记为副组长,各部门负责人为成员的领导小组,负责领导整个贯标工作;成立以管理者代表为组长,贯标骨干(准内审员)为成员的文件编写专班;

    2、 确定贯标的范围,包括出版社的业务范围内应该纳入体系覆盖的范围;

    3、 选择在业内有良好口碑,而且具有出版社咨询经历的咨询公司和个人作咨询辅导,编制、确认咨询工作计划,签定咨询辅导合同,按照合同和计划开展体系的建立工作;

    4、 成立以主管部门负责人为首的工作专班,负责前期培训,文件的编写、评审、修改、发放和培训

    5、 按照ISO9001标准,对照各部门的实际管理进行管理现状调查,找出差距,制定措施,完善文件和各项制度;

    6、 组织至少一次全体员工的ISO9001知识培训,让全体员工对标准知识有一个概括性了解,为体系文件的深入贯彻奠定基础。

    第二阶段 体系策划与文件编写

    文件资源评估     确定组织架构及职责分配      确定体系文件架构及目录      文件编写培训      文件编写文件修改和审定        文件宣讲。

    1、  对体系建立前的各种文件、记录表格进行登记汇总,根据实际需要,进行分类、甄别、筛选,行之有效的文件予以保留,列入体系文件,其他的废止或修改,将原有体系文件与现有体系文件融为一体。

    2、  确定社组织机构图、质量体系框架图和各部门的质量职责。

    3、  确定体系文件的层次和种类,列出文件编写目录,分工编写。

    4、  举行文件编写专项培训,按照统一的格式和不同的内容要求编写。

    5、  文件初稿编写完成后,组织相关部门进行评审、修改、审核,最后按权限进行批准。

    6、  质量方针、质量目标、质量手册由社长组织宣贯;程序文件和规章制度由各部门制定培训计划进行宣贯。

    第三阶段 体系运行

    内审员培训       第一次内审       内审后整改        管理评审

    1、  衡量出版社的自我完善机制是否健全,主要看内部审核和管理评审的质量,内审员在自我完善中起着重要的作用,因此应培养一批高素质的内审员队伍,以推动内部审核工作的开展。

    2、 根据体系运行的质量和策划的时间间隔,每年至少要进行一次内审和一次管理评审。

    第四阶段 验收与认证

    符合性审核       审核后整改       申请认证       迎审准备     接受审核

    认证审核后整改       颁发证书

    1、体系经过三个月的运行后,由咨询公司或聘请资深的审核人员模拟认证机构进行的内部审核,根据运行中存在的不符合,提出书面的整改要求,要求责任部门分析原因,进行改进。具备第三方审核条件时向认证机构提出申请,填写申请资料,作好审核接待,迎接认证机构的现场审核。

企业会员在线交易流程