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刘靖:中小企业如何降低13种成本【之一】(刘靖教授原创文章)

关键词:[公司治理] 浏览:3381 发布日期:2016-01-20 网页收藏


  • 中小企业如何降低13种成本(之一)

     

    采购成本如何降低

     


    作者:刘 靖

     

     

    人力成本、物料成本、运输成本、仓储成本、营销成本、厂租成本、能源成本、设备成本、税费成本……五花八门的成本让老板应接不暇。

    成本对于企业的重要性,没有任何时候像现在这样更让企业家为之揪心。

    对企业家来说,最有效的利润是从牙缝里挤出来的。失去了成本优势,你就要被挤出局。

     

     

    第一节采购成本降低

     

    物料的采购成本居高不下。供应商送来的物料品质不稳定、交期不准时,这是许多中小企业存在的现实问题。

    如何降低采购成本呢?

     

    1采购人员的选用

     

    也许有人会说:“采购,不就是购买物料吗!谁不会呀?随便找个人就行了。”如果这样想,就大错特错了。在物色采购人选方面,远没有想象的那样简单。

    有采购技能的人,可能会因为忠诚度不够而在回扣方面做文章。羊毛出在羊身上,采购人员吃的回扣需要企业为之买单;靠得住的人,可能会因缺少采购方法造成单价偏高、供应商交期不准或质量不稳,从而增高采购成本;也有一些既有采购技能又有忠诚度的采购员,可能会因经不住供应商多种形式的“糖衣炮弹”轰炸而被拖下水去,最后成为企业最大的蛀虫……

    采购人员挑选不慎,会给企业造成意想不到的损失。

     

    1)挑选采购人员的误区

    误区之一:亲信为主。

    许多企业的老板认为现在的社会存在“诚信危机”,害怕让外面的人负责采购工作,会因诚信问题而让企业蒙受损失,只好在亲友里面使用采购人选。即便出现“回扣”现象,也是“肥水不流外人田”。

    这样的弊端常常造成采购人员因能力、经验不足或主动性不够而出现价格、交期、品质方面的困惑,给企业造成不应有的损失。

    深圳有家私营企业,采购主管是老板的亲外甥。这位信得过的年轻的亲外甥,工作的主动性不够,不管事情有多重要,常常下班后就关手机,再重要的事情也难找到他的人影,像人间蒸发了一样。弄得老板无可奈何。

    误区之二:听话者优先。

    小废是个听话型的员工,用同事的话说,“领导让他往东他不往西,让他打狗他不撵鸡”。这样老实听话的员工,让经理很喜欢。于是,小废被安排到让不少人垂涎三尺的采购岗位。

    采购岗位需要的是信息灵通、会杀价、善于沟通的人,小废表现出的却是实实在在的老实。因为他的老实巴交,常常被能说会道的供应商给“忽悠”,让企业为他的老实巴交做买单的“冤大头”。在连续几次给企业造成不应有的损失后,经理不得不将他从采购的岗位挪到别的地方。

    误区之三:“伪忠诚”。

    会说白话的小曾,是一家台资企业的后勤总管兼采购。

    为了博得台湾老板的信任,头脑聪明的小曾发挥广东人的专长,在购买小批量物品或小东西时,极尽杀价之能事,还懂得什么时间买什么东西比较便宜(比如,晚上的时候去市场买肉,要比早上便宜许多,他就在晚上时间去买食堂要用的肉),确实给工厂节省了一些钱。对节省下来的钱,小曾表现出十足的忠诚与清廉,如数交给老板娘。这让老板把他视为“和老板最一心”的忠诚干部。

    1996年,那家企业的台湾老板和香港一个贸易公司合资,在东莞市开办另一个工厂。新工厂的筹办工作由台湾老板负责。在老板面前表现得极为忠诚的小曾,理所当然的成为新工厂需用物品的采购者。

    新工厂投产不久,香港贸易公司的老板听说了物品采购方面的一些端倪,于是安排财务核查账目。清查结果让人吃惊,新工厂购买的一些大宗或大件物品,其价格要比市场价格高出许多。小曾因此被炒了鱿鱼。

    直到这时,台湾老板才恍然大悟:原来小曾的忠诚是伪装的。他在买小东西方面表现的很清廉,以此博得老板的信任,然后在购买大宗物品时狠做手脚。头脑简单的台湾老板被“忠诚”的小曾刷了一把,成了名符其实的“冤大头”。

     

    2)从侧面隐蔽观察采购人员

    挑选采购人选是简单而又复杂的事情。说其简单,是因为采购工作一般智商的人都能做。说其复杂,是因为这项工作的特殊性。对于素养不高又缺乏定力的人来说,很容易在物质诱惑面前蜕变自己。

    在使用采购人员方面,既要大胆放手,又要制订监督机制进行有效的约束。监督机制既是保护采购人员少犯错误,又是预防采购漏洞的管控措施。

    同时,企业负责人还要针对不同情况,采用多种方式(包括一些隐秘手段)的监督措施。

     

     

    2采购人员的心态与技能

     

    一个合格的采购人员,心态和技能同样重要。所以,职业道德和行为规范方面的教育不能少。

     

    1职业道德教育不能少

    对采购人员的职业道德教育要结合学习法律知识进行。当他们知道拿供应商的回扣和接受贿赂都是犯罪时,也能警示其收敛一些行为。

     

    2)采购技能培养不能忽视

    提升采购技能是采购人员重要的职业组成部分。

    网络搜索技能:

    在供应商信息搜集方面,网络早已显示出它的独特优势和不可替代性。目前常用的搜索引擎是百度和谷歌。但网络搜索引擎的信息量大,如果要准确搜索自己想要的信息,就需要掌握一定的技巧才能事半功倍。

    ★关键词搜索法。

    网络上搜索一个词语或句子时,会带出与此相关的许多信息。而这些信息的价值很小,如果一个一个的看,会浪费许多时间。这时候,你在搜索前最好能先思考一下,多输入几个与你要搜索的内容相关的关键词,中间用空格隔开。

    比如,你要给公司阅览室购买几本适合员工成长阅读的励志书《跟上上司脚步》,如果只输入书名跟上上司脚步,就会搜索出许多与“跟上上司脚步”、“跟上”、“跟上上司”、“上司脚步”、“脚步”等相关的信息。可能大部分的信息与《跟上上司脚步》这本书无关,白白浪费你查询的时间。如果你想搜索的既快又准,就要将这本书的作者名字或者出版社名称一起输入进去。比如:跟上上司脚步作者刘靖企业管理出版社。这样搜索出来的信息就全是《跟上上司脚步》的书本信息,许多售书网站和新华书店关于《跟上上司脚步》的销售信息、价格、打折情况等,都会展示在你的电脑屏幕上,让你快捷买到需要采购的物品。

    ★加引号搜索法。

    一般网络引擎搜索信息时,如果输入的字串过长,可能会被引擎分成若干个词语,无形中扩大搜索的范围,搜索界面会带出许多不相关的信息。如果给搜索的词语加上双引号(例如“跟上上司脚步”),就能避免被分隔的现象。

    除此之外,还要多上网,了解更多的与本职工作相关的信息。

    询价技能:

    询价,也就是了解购买物品的价格。随着网络的普及,询价已经变得简单。但询价需要一定的耐心。特别是初次购买某一物品时,更需要多找一些商家询问,掌握商品的基本价位,免得吃亏。

    货比三家:

    货比三家除了比价格外,还要比物品的质量。越是大宗购买的物品,越要多做对比,谨慎处理。

    性价比:

    性价比不是简单的性能和价格的对比,是从多方面进行考量。通常参考的内容是:价格、质量、稳定性、交期、供应商的信誉度等。

    信息灵通:

    及时了解所购物料的行情变化,能从多方面分析,总结规律。

    供应商开发:

    平时要积极开发新的供应商,以备不时之需。

    优化供应商:

    采购员要具备优化供应商的能力。对那些供货不及时、质量不稳定、价格优势小的供应商,在找到合适的替代供应商后,要征求领导,及时优化。

    价格谈判:

    在和供应商洽谈价格时,要注意几个因素。

    ★前期做足功课。

    在洽谈之前,要多了解其它商家同类物品的价格,做到心中有底。同时应了解该商家的信誉度,是贸易商还是直接销售

    ★揣摩对方心理。

    过于热情会让商家觉得你很在乎他们,这不利于杀价。相反,越是要买他的东西,越要装作无所谓。

    ★分段报价。

    让对方报出3个或以上不同批量的价格。

    ★留下余地。

    价格洽谈不能如愿时,不要把话说死,给以后商谈留下后路。

    ★结算模式。

    大宗物料尽可能采用月结或更长时间的结算。

    综合知识:

    采购人员的综合知识越全面,对高质高效完成采购工作越有帮助。

    ★知识面宽泛。

    宽广的知识面能让你站在更高层面处理采购工作。

    ★懂产品国标和法律常识。

    要了解国家对产品质量规定的标准和相关的法律知识。

    ★了解常用产品配件的通用性和替代品。

     

    3)采购人员的沟通与服务内部客户意识

    对从事采购工作的人员来说,沟通能力和对内部客户的服务意识是不能少的。

    强化沟通意识。

    沟通能力弱或主动性欠缺,都会造成信息断层,影响工作正常进行。不管是与供应商还是与内部使用物品的部门或仓库,都需要及时、有效的沟通。

    服务内部客户的意识。

    企业内所有使用物品的部门,都是采购人员的客户。当内部客户对采购物品提出质量与交期问题时,只要是客观存在的事实,采购员就要认真对待,及时和供应商沟通,尽快解决问题。

     

     

    3克服无序采购

     

    在中小企业,因无序采购造成的物料积压给企业造成了一定的成本压力。企业负责人要督导采购人员,切实克服无序采购问题。

     

    1)采购的计划性

    对于采购生产性物料来说,采购计划要建立在生产计划的基础上,并与财务生产线、仓库相关负责人做好沟通,做出切实可行的采购计划。

     

    2)物料到位的及时性和合格率

    事实证明,有些无序采购是因为供应商送来的物料合格率低或不及时造成的。有的是因为供应商诚信度不够,也有的是采购人员与供应商沟通不主动造成的。

    改变此类状况的方式:

    与供应商沟通:

    良好的信息交流能改变供应商的合作质量。必要时,可向供应商的最高负责人投诉,请高层领导干预相关人员的责任心、配合度和对客户的服务意识。

    加强内部协调:

    加强与仓库、质检部门沟通,请来料检验人员及时检查来料质量,仓库人员及时反馈供应商的送货信息。

    开发备用供应商:

    如确因供应商配合不力又不能积极改善,就要考虑更换供应商。

     

     未完待续 



    刘靖教授主讲课程

     

     

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    说明:

             

        

              本文节选自刘靖教授出版的管理著作《适用的才是最好的:中小企业管理之道》。

               《适用的才是最好的:中小企业管理之道》中国电力出版社2013年10月出版,全国新华书店发行。常州信息职业技术学院经贸管理学院已将此书选定为“中小企业管理剖析”教材。

     

     

     

    说明

     

    中小企业要赢利,要发展,需要读好2本书:

    1.《适用的才是最好的:中小企业管理之道》

    2.《利润为王:企业利润倍增的88个管理准则》

     

     


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