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张靖笙
张靖笙 2017年度中国500强讲师
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张靖笙:PMO辅导性工作经验分享
2017-02-15 2450

       大型企业的信息化建设通常会建立项目的项目管理办公室(Project Management Office,简称PMO),有时也可能称为项目群管理办公室、项目管理中心或者项目管理部,是在组织内部将实践、过程、运作形式化和标准化,同时在组织内各机能间,为推动专案前进产生各种工作资源冲突时,负责协调整合的机能,所以是为了提高组织管理成熟度的核心部门,它根据业界最佳实践和公认的项目管理知识体系,并结合企业自身的业务和行业特点,为组织量身定制项目管理流程、培养项目经理团队、建立项目管理信息系统、对项目提供顾问式指导、开展多项目管理等,以此确保项目成功率的提高和组织战略的有效贯彻和执行。

1.       什么是PMO辅导性工作

   PMO辅导性工作是指对以业主方企业成员(本文用业主指称)开展的建设过程和成果进行辅导性的沟通活动安排,辅导性工作主要由PMO专家顾问为业主提供,包括以下内容:

  • 方法体系和模板的宣贯和解读,PMO制定包括需求管理、技术管理和项目管理的规范、流程、文档模板和检查机制,并且伴随规范制定过程和试行颁布进行知识转移活动,另外,PMO日常通过与项目组的面对面沟通工作,有效地消除了各项目组在执行各项PMO管理制度过程中的疑惑;
  • 建设成果的检查、阅读和指导,PMO针对业主方企业发展战略与业务发展规划所映射的需求,依据IT规划和PMO制度要求,对各项目的建设阶段性成果进行常态化的收集、检查和阅读,提出针对性的建议,给出相应的意见、措施方案或方向建议;
  • 评审活动的准备和补充,信息化建设项目成果的认定都要根据有关制度安排通过正式的评审活动来进行,正式评审是通过开评审会的方式 , 将涉及到的人员集合在一起 , 通过评审员对成果进行正规的会议评审。很多时候 , 因为成果涉及的内容太多, 正式的评审会议中不可能将每一个细节都涉及到 , 评审员也有一个理解的过程 , 在短短的会议中不可能发现太多问题。因此, 需要正式的评审活动需要与非正式的辅导性工作相结合;
  • 针对问题的顾问性意见和建议,针对业主难以解决或者定夺而主动提请的一些咨询性具体问题,顾问提供行业最佳实践经验和咨询方法工具,提供解决问题的候选方案和可行路径,并且结合业主的实际情况对于各种方案的分析和比较,协助业主做出合适的决策。

2.       为什么PMO需要开展辅导性工作

  在PMO的工作职责中,辅导性工作是制度性、管理性工作不可或缺的补充,这一方面由于信息化建设工作的高知识含量性质决定的,PMO的实施过程也是一个知识建构和转移的过程;另外一方面,开展辅导性工作也是PMO能有效履职的必要补充,其必要性体现在以下几个方面。

   一是,PMO的贯彻实施需要得到各建设团队的高度理解和接受,PMO相关制度囊括了项目、需求、架构多个知识领域,从业务战略、组织流程、技术环境的选型和安排都有涉及,由于知识含量巨大所以可能在推行的过程中由于项目组的知识局限性造成理解上的困难,这个时候就需要提供有效的辅导性工作来配合PMO制度的执行;

   二是,有效弥补评审活动的局限性,由于时间的局限性,评审活动不能深入到具体的细节,因此作为评审活动前后的有效补充,通过辅导性工作让很多问题尽量消除在评审活动之前,避免评审活动由于成果质量过于低下而失去权威性和时效性,大量的辅导性工作对于帮助项目组明确目标和建设要求,提升成果的有效性和质量都是必须的;

  三是,辅导性工作能帮助PMO和业主建立更好的工作关系,PMO的主要职责定位是建设过程管控和成果质量监理,而通过辅导性工作来补充其管控性工作,以解决问题为导向与各项目组构建更加良好的分工协助关系,形成良好的合作氛围,辅导性工作发挥了高价值的润滑和融合作用。

3.       PMO评审工作和辅导性工作的关系

在实际的信息化项目建设过程中 , 各项目的需求工作阶段往往是由少部分需求分析人员与用户沟通需求 , 然后根据自己的理解输出需求说明文档,接下来的项目计划、软件设计、编码、测试等各个环节都以此为基准。需求在项目建设传递过程中往往存在很大偏差。需求分析过程输出的需求文档, 到设计人员、编码人员、测试人员那里往往又会有不同的理解。因此 , 软件需求分析说明书的正确性必须得到彻底的验证 , 利益相关方必须彻底理解需求 , 并达成一致。要达成这一目标、降低风险 ,在项目阶段性里程碑设置评审活动是一个行之有效的方法。

  • PMO评审工作是对建设成果的正式认定:项目参与各方对于成果的充分沟通是非常有必要的,通过PMO评审把建设过程的里程碑成果通过充分沟通达成共识、建立基线,可以让相关人员充分了解成果从而有效验证成果,而通过项目参与各方相互之间的成果介绍、讨论、解读,澄清一些模糊的认识,进一步理解成果的含义,PMO评审不但是项目建设过程中一个重要的质量控制机制,而且也是一个重要而有效的沟通方式。
  • PMO辅导性工作是对评审活动的有效补充:PMO辅导性工作的作用和目的主要是希望尽早发现潜在的问题,尽早帮助项目组纠正缺陷,控制纠正成本的滚雪球效应,项目组在本阶段造成的错误如果能够及时地发现,或者在后面越早的阶段发现,就能够及早发现潜在的风险,及时做好防范的对策,做到未雨绸缪。所以,辅导性工作不仅是为了发现问题,更是为了有效跟踪及改正,还应当对问题进行记录,特别是需要对问题的真实性进行确认,剔除可能是误解、似是而非或不必关心和采纳的问题信息。

  原则上,PMO评审活动的是成果认定的重要工作安排,而辅导性工作是对PMO评审活动的有力支撑和有效补充,通过辅导性工作突破和弥补评审活动所受到的时间等客观局限性,让业主对于成果质量的管控能更加有效。

4.       PMO辅导性工作经验总结

     靖笙结合自身在业界的咨询工作总结出以下经验。

  • 维护业主利益定位:PMO开展辅导性工作最根本的目的是维护业主在项目建设过程中的正当利益,就是确保建设过程和成果是符合业主的目标和质量要求的,因此,辅导性工作不是发散性的脑力风暴和不切实际的坐而论道,更不是无意义的空洞说教,每一项辅导性的工作安排不能脱离PMO自身的职责,也不能脱离围绕维护业主利益和解决现实问题的动机,这是安排辅导性工作必须的前提条件;
  • 解决问题顾问服务:PMO开展辅导性工作本质上是一个面向问题解决的顾问性工作,目的通过这样的服务帮助业主解决问题,提高建设工作的过程效率和成果质量,而辅导性工作的本身不能代替业主决策职责和决策机制,因此辅导双方都要明确这个角色定位。业主不能过分依赖顾问的辅导而弱化主体责任,顾问不能越俎代庖替业主做决定和安排,业主才是建设工作的主体责任人,指导性的意见和建议不能代替他们的决策。具体以针对需求的辅导性工作为例,PMO对于已经在形成的需求成果,以提升质量为目的,从内容的完整性,形式的可读性,结构的一致性等方面客观指出存在的问题,并督促业主解决存在的遗漏和问题;而对于还没提出的需求,可以给一些启发性的思路建议反馈给业主,但同时也明确要求业主在下次提交的需求文档中有所体现,通过这样的对需求文档内容的反复辅导的过程,PMO帮助业主逐步明确目标、厘清思路、一致结构、查缺补漏、清晰表达、提高质量,逐步形成高质量的需求成果基线;
  • 遵循建构性思想:当今的信息化建设项目属于企业级组织变革战略实施过程中不可或缺的内容,涉及到企业方方面面的能力建设和资源重组,也会触动很多固有的既得利益,所以信息化建设过程不应该只在一个封闭的技术黑房子里面进行,而应该由更广泛的各层级各业务各领域的相关方参与建构和相互学习、碰撞思想的过程。当代建构主义思想认为,知识是在社会化协商中形成的,这个观点运用在项目建设过程,我们在项目建设过程中不但要完成既定目标交付工作成果,也通过企业级协商积累了过程资产而充实企业知识库,每个项目参与者都拥有自己的观点和经验,在建设过程中贡献出自己的观点和经验,得到组织性认同和实践检验后成为企业知识库的一部分,因此,顾问应该推动这样的企业知识的建构性工作,与人鱼不如与人渔,辅导性工作应该是一个引导式的过程,顾问应该引导业主完善自己的观点,形成自己的解决方案,从而在解决具体问题的过程中建构自己的知识和能力;
  • 推进共识性沟通:辅导性工作是一个开放性、建构性、基线化的沟通工作。俗话说 , 当局者迷,旁观者清, 经验再丰富的人也可能犯错,所谓智者千虑、必有一失 , 这是永远不变的客观规律。顾问在辅导性工作中,一方面要推动业主项目各方针对问题开展更加开放和建构性的沟通,求大同存小异,从大局出发建立共识,通过共识来有效解决问题、化解矛盾和降低风险,让建设过程中的各项决策都能在民主的氛围中达成共识。另外一方面,就是重视共识的集中基线化工作,明确要求项目组对于达成共识的决策要集中体现在各项建设成果文档中,大到提交阶段评审活动的里程碑成果,小到各类型的会议纪要、备忘录等过程成果,避免由于口说无凭而造成的理解不一致和分歧导致后续工作的反复和脱节。
  • 坚持契约式执行:成功的辅导性工作会自然地产生很多需要项目组执行的后续工作跟进的事项,因此对于相同主题的辅导性工作要多次反复的,项目组和PMO对于事项的落实形成非正式的契约执行过程,具体就是在辅导性工作中PM顾问提出针对性的意见和建议,从中包括了一些按照PMO制度和明确提出的质量改进要求,业主对于这些对其工作过程和成果的改进意见和建议要给出反馈,双方在反馈的基础上进一步协商而形成对问题和解决方案的共识,基于这个共识形成改进契约,业主要安排专门的资源根据这些改进契约开展后续工作,PMO也要安排持续的跟踪和检查,并且根据问题的性质和程度有可能安排在风险和问题管理流程中加以跟踪管理和披露。

5.       小结

      PMO开展辅导性工作作为管控工作的有效补充,在凸显PMO工作价值,提高PMO工作效率和效果方面发挥了重要的作用,也客观上有效推动了业主自身的知识和能力建构。


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