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李墨:工作量太大?高效工作的4个关键词

关键词:[精细化管理] 浏览:2509 发布日期:2016-01-20 网页收藏

  • 一个人是否高效,与时间、工作量以及效果都有关。在合理的情况下时间越短越好,工作量越大越好,而效果正是用来分析时间和工作量的。实现高效工作,要做好以下四步:

    第一步:合理规划——有计划、有流程。把每份工作的流程和时间表安排合理,掌握时间节点,有计划地进行实施,清楚自己该做什么,确保工作任务顺利完成。

    1、在付诸行动之前,制定可靠的行动规划。规划好自己的工作路线,要考虑到很多因素,比如想要的结果、可能受到的约束、未来要做出的修改以及应该怎样安排自己的时间。虽然会很麻烦,但是一份合理的规划能够增强工作预见性,指引你更好地工作。

    2、使用进度表把工作“视觉化”。每天的工作有很多,但是又必须长期地延续下去。所以要学会把每天的任务列出来,附上截止日期,完成之后把它划掉,这样就知道目前完成了多少,还剩多少,距截止日期还有几天,之后再根据时间来安排余下的工作。

    第二步:寻找方法——美中贸易全国委员会主席唐纳德.C.伯纳德在《提高生产率》一书中讲到提高效率的“三原则”,即为了提高效率,每做一件事情时,应该先问三个“能不能”:即能不能取消它?能不能把它与别的事情合并起来做?能不能用更简便的方法来取代它?找对正确的工作方法,在规定时间内完成任务,能达到事半功倍的效果。

    1、改进工作方法。如果感觉自己的工作效率过低,可以对现行的方法进行仔细分析,找出不合理和浪费时间的部分,加以改进,用另外一种方式进行工作。

    2、化繁为简。把复杂的事物简明化,防止忙乱,做到事半功倍。

    3、完成一件工作之后,尽早地写下解决问题的诀窍。绝大多数人只满足于结果,而很少去注意其过程。一定要以备忘录的方式,把工作的经验与不足记录下来。这样下次既不会犯同样的错误,也不会在同一个地方浪费时间,相反还提高了工作效率。

    第三步:保证质量——质量的保障是工作的前提。确保自己的行动计划和信息需求能够得到同事的理解,学会与同事分享自己的计划,征询他们的意见。大家明确了目标之后,可以在无压力的情况下展开工作,不会草草了之,从而使工作质量得到了保障。追求高质量,让工作推进的每个阶段都满足预定的要求。例如开会,会议前如果大家不了解会议流程和讨论主题,就需要花很多时间解释,会导致其他同事时间的浪费。所以,要取得高效,就必须在会前拿出相关讨论材料和时间安排,让会议富有建设性,确保会议能解决问题,达到既定目标。                       

    第四步:调整心态——不论组织还是个人,拥有良好的心态才能取得高效。据媒体调查,72.8%的人坦言自己患上了“拖延症”。事情就摆在眼前,可就是一拖再拖,不到最后一秒不行动。这跟心态有很大的关系,而这样怎么可能做到高效呢?

    1、以好的心态来对待工作。工作是施展自己才能的好舞台,无论做什么工作只要脚踏实地沉下心来做,总会有收获。对待工作的心态,直接影响工作的好坏。古罗马哲学家给人类提供了伟大的见解:没有卑微的工作,只有卑微的工作态度。

    2、冥想能帮助提升大脑自控力。在准备一件很重要的事情之前,可以先坐下让自己的心平静下来,好好调整一下状态,然后把自己的能量进行一次简单的分布,并且集中注意力在一件事情上,这样的效率会非常高。遇到麻烦,先让精神放松,再接着工作,不然即使勉强地工作,效率也不会提高。这时不妨让自己放松一下,冥想一会儿,再以一种积极的心态投入工作。


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