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何新云:提取完成组织绩效KPI后的执行与落地(七)——再谈执行过程的管控
2020-05-09 1932

前段时间,曾就这个问题写过一篇文章,也即是在提取完成各部门KPI后,要着手进行的各环节管控工作,包括指标的数据收集、指标的进一步分解到员工、以及在执行过程中遇到的沟通和协调问题的处理等等。这里的很多工作,都是需要通过会议来处理和解决的,这就涉及到了这些会议的准备工作、参会人员、会议内容等。上次的文章中,提及了每周例会和每月经营会议,这次辅导企业开展此项工作,又再次思考这个管控的全流程,除了上述两种方式,还有另外一些管控的方式,包括每季的考评打分、半年的述职会议、年度的总结会议等等。下面分别介绍它们各自的功能作用。


一. 每日例会

时间:每天进行,一般早上上班之前召开,时间不会长,大体上十分钟半小时以内。主要是生产型企业中的生产部门、餐饮和零售百货店的服务部门等;

内容:稍微总结一下昨天的工作,重点说说今天要注意的方面,另外就是鼓劲加油打气;

准备:回顾昨天一天的工作,好的方面和不足的地方;思考今天要注意的地方,可能会出现的特殊情况等等;

主持与参与:部门负责人主持,全体部门人员参加。


二. 每周管理例会

时间:最好在每周一下午进行。各相关部门可利用周一上午时间准备相应问题提案。有些公司将此类会议放在周末下班之前进行,不是太理想。一是周末的时候,相关总结工作也还没有完成,还没有足够时间去思考和准备相关问题;二是到了周末,人心也都比较散,心里已在想着下班回家的事情,也难以集中力量处理这些问题;

内容:围绕公司和部门KPI,协调与处理各领域与各职能之间的管理问题,包括指标数据采集过程中发生的不认同事宜;运行KPI过程中的跨流程资源的协助与支持,例如开发新客户是否需要集体评审、新产品项目进度的时间节点要求、人员不足而需要人力资源部给予招聘和调配的事宜、人员能力达不到要求需要置换或者需要培训的事宜、物料采购不及时、PMC排程不系统造成的交付问题等等。这些问题,都可通过该会议解决和协调;

准备:会前,由公司运营部门,收集各部门需要处理的事项,汇总后在会议上呈现,并现场讨论解决;

主持与参与:公司管理部门主持,例如总裁办、企管部、人资部。最好能采取轮流主持的方式。参会人员主要是各一级部门负责人。副总及以上人员可以不用参与,有特别需要的,提前通知。当然,有些公司为了减少会议的频次,该会议就只由公司高层参加,会上列出需要解决的事项,并在会议上协调,结束后各自分管的领导自行处理。


三. 每月经营会议

时间:每月一次,周末休息的一个半天,最好是在上月财报出来后进行;

内容:围绕公司经营指标,检查完成的情况,找出差距和问题点,在分析的基础上找出改进方案,并推动落实。这些指标,无外乎销售额、订单、利润、回款等,以及衍生出来的新客户开发、新产品开发等指标。会议主要目的是分析这些指标完成好的和不足的方面,并找出解决的思路。也可以利用这样的会议,商量重大发展方向的事宜,例如战略投资、组织结构调整、人事变动、流程优化等;

准备:会前,由运营部门收集公司指标数据的执行情况,经分析后制作成PPT,并在会上呈现和讨论;

主持与参与:由总裁办主持或者总经理直接主持。参加人员限于公司高层,需扩大的会议,提前通知相关人员。


四. 每季考核打分

时间:每季度初进行;现在企业设定的考核周期基本上按照每季一次进行。我辅导的企业一般是每年三次,因为遇到春节放假等因素,所以是上半年一次,下半年每季度各一次;

内容:围绕当初设定的KPI,根据标准打分,并按分数高低和等级比例约束进行排名;同时反馈结果和改进方向;

准备:事前准备相应的数据和证据,并由人力资源部收集资料以便打出准确的分数。同时,各级管理者还要准备谈话的资料。另外,这类绩效反馈的事情,因为有着高度的技巧和风险,所以最好能由人力资源部统一做这方面的培训和讲解。


五. 半年述职

时间:每年七月上旬进行;该项工作,其实就是一次半年的工作总结,只是形式和内容更加的丰富;

内容:就上半年完成工作的情况进行陈述,包括职责履行情况、KPI完成情况、组织建设、个人能力提升等;好的方面及不足的方面等;同时讲解下半年的工作规划和计划。述职过程中,要由评审小组打分;述职结束后,还需要进行结果的反馈和谈话;

准备:此项准备工作会比较复杂一些。要提前设定模版,完成WORD文档,还要转换成可讲解的PPT。同时,要提前成立述职小组,安排好述职的程序等。时间上最好能安排的充分一些。大多数情况,都会超时;

主持与参与:由总裁办主持。事前根据公司管理层级,分别进行述职。


六. 年度总结会议

时间:每年元月上旬左右;这个年度总结会议,一些公司也叫做年度员工大会;

内容:上一年度工作的整体情况,好的方面和不足的方面,其中更多的是要说的是不足的方面;新的一年的目标和期望;有些公司还会利用这个时点,进行表彰先进的活动;

准备:由总裁办写一份全年的工作总结。相当于是发言稿;

主持和参与:一般情况,公司总裁办主持,最高领导讲话。全体员工参加。如果公司规模偏大,如超过1000人,则可分领域或单位分别召开。


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