林少刚:记账凭证摘要如何写——致会计新手

关键词:[财务管理] 浏览:1854 发布日期:2016-06-13 网页收藏

  • 记账凭证摘要如何写——致会计新手

    “摘要”即摘录其要点的意思。在财务会计的核算中,摘要的用途比较广泛,而其中又以记账凭证摘要的应用频率最高,因为它在会计核算中起着承上启下的作用,十分重要。

      记账凭摘要就是在记账凭证中用文字或数字对经济业务内容进行简要说明,它是看账、用账、查账人员从记账凭证上了解和反映经济业务内容的途径和手段。

     

      一、记账凭证摘要的书写要求

      写好记账凭证摘要是会计的基础工作之一,既是一种记账技术,也是财务人员驾驭会计语言的体现,因此,作为一名合格的会计,应该认真、规范、正确地填写记账凭证摘要。其基本要求包括以下几个方面:

      1、编写要“简”而“明”

      所谓简明,即简单明了。太过于简的摘要,不能把经济内容表达清楚。因此要在计算机设定的摘要字数内,抓住重点,将经济内容尽可能全面地表述出来。

      例如:车间**借购柴油款5000元。摘要为**借购柴油款,而不能为**借款,更不能为借款。

      2、编写要准确

      对反映不同经济内容的同一张记账凭证,每项经济内容准确对应一个摘要,不能笼统使用同一个摘要。现行的借贷记账法和会计基础工作规范允许编制一借多贷、一贷多借以及特殊情况下的多借多贷的记账凭证。目前被广泛使用的会计电算化软件,一般都具有“修改摘要”的功能,为准确编写记账凭证摘要提供了条件。

      例如:总经理王金良借4000元去北京开会,回来报账时,差旅费开支1500元;会务费开支500元;购经营方面图书用去1500元;退回余款500元。其摘要应按每项经济业务对应的会计分录分别编写为:王金良报北京开会差旅费;王金良报会务费;王金良报资料费;王金良还借差旅款。如果此笔凭证用笼统的一个摘要,反映在会计账簿中的“会务费”科目、“资料费”、应收及暂付中“员工借款”科目都对应着差旅费的摘要,用起账来令人匪夷所思。忽视此工作细节,将会给以后的复核、记账、查账等一系列会计工作带来不便。特别强调的是,用银行存款开支的经济业务,对应银行存款科目的摘要,必须反映收款单位名称,便于银行存款账同银行对账单的核对。

      3、更正错账摘要规范

      根据《会计基础工作规范》的要求,对记账后的记账凭证,发现错误,用红字冲销原错误凭证时的摘要为“注销某月某日某号凭证”,同时,用蓝字编写正确的记账凭证时摘要为“订正某月某日某号凭证”。对只有金额错误的会计分录,在编制调整数字差额凭证时摘要为“调整某月某日某号凭证”。

      如果所修改的是往年的错误凭证,那么,在“某月某日”前务必加上“某年”字样。在此说明一点,在注销、订正或调整某张错误凭证的同时,应在被修改的记账凭证摘要的下面手工注明“该凭证在某月某日某号凭证已更正”的标记,表示该凭证已被修改完毕。

     

      二、记账凭证摘要的写法

      针对不同的经济业务内容,记账凭证的摘要内容应突出说明对本项业务较为重要因素,处理不同经济业务时应强调不同的要素单项或要素组合,具体可以概括为五个要素:

      1、Who:摘要要突出经济业务的行为主体。

      2、What:摘要内容应相应强调经济业务的行为实施对象。

      3、When:摘要内容应突出经济业务的发生时间。

      4、Where:摘要内容应突出经济业务的发生地点。

      5、Why:摘要内容应突出经济业务发生的原因。

      日常会计核算中利用五“W”书写凭证摘要时,同时还应注意以下几个方面:

      1、强调单项要素选择的同时,又要注意多个要素的组合

      针对不同的经济业务内容,书写记账凭证摘要时应突出说明相对本项业务较为重要的要素,即强调单项要素。日常会计工作中,记账凭证的“摘要”描述上容易出现文字过于简单、表述不清的情况,这主要是由于忽略了单项要素的重要性。

      例1:车间技术员张某出差返回公司报销差旅费480元。

      不完整的写法为:“差旅费报销”。这种写法过于简单,忽略了经济业务的行为主体车间技术员张某,容易造成会计科目使用上的混淆。在这里点明行为主体,是经济业务在核算时是记入“制造费用”账户还是“管理费用”账户的关键。

      正确的写法应为:“车间技术员张某差旅费”,显而易见,该项经济业务的记账凭证摘要突出了行为主体Who——车间技术员。

      例2:3月份第8号凭证误将300元应记入“原材料”账户记入了“周转材料”账户,现予以更正。

      不完整的写法为:“3月份第8号凭证有误,现予以更正”。该摘要是对错误凭证作出更证的记录,如能突出错账的原因,即强调Why,则会更完整。因此正确的写法应为:“3月份第8号凭证科目用错,现予以更正”。

      注重多要素的组合。在一些较为复杂或特殊的经济业务中,强调两个或两个以上要素组合显得尤为重要。

      例3:收到工商银行基本存款账户第四季度存款利息100元,已存入银行账户。

      不完整的写法为:“收银行存款利息”。这种写法存的问题是:一是企业的存款账户一般不至一个,因此有必要说是明是哪家银行;二是利息有不同的时间段,有必要说明其属于哪个期间。根据who+when的组合,正确的写法为:收到**账户第四季度利息。

      2、用好代写符号和缩略用语,练就遣词造句的能力

      为书写便捷,提高效率,在书写摘要中通常可以采用一些代用符号或缩略用语,如:单价可以用@表示,吨、千克等计量单位可用“T”、“Kg”等代替。单位名称在不影响表达和正确理解的前提下,也可采用缩略语,如:“中国银行”可缩写为“中行”。

      从语文的角度来说,书写摘要就是造句。因此作为摘要书写的造句,必须符合逻辑规范和语法习惯,否则,容易产生缺主语、缺谓语、缺宾语、主谓搭配不当、动宾搭配不当、主宾搭配不当等语法错误。

      例4:某公司向本公司投入设备一台,价值38000元。

      错误书写:“设备一台”。这种书写缺少主语和谓语,应将形成一台设备的原因在摘要中指出,陈述的对象,即主语,在此句中不可省略。同时,设备是如何取得的,应增加谓语动词“投入”。正确的写法为:“某公司投入调设备一台”。

      例5:公司向某文化用品商店购入账簿、纸张等办公用品计480元,以现金支付。

      错误的写法:“付办公用品”。这种写法动宾搭配不当,付款的只能是钱,不能是实务。正确的写法:付办公用品款。

      3、考虑登记明细的需要

      手工账会计核算中,如记账凭证的摘要,如果文字过于简单,项目填写不齐全,不仅不能全面反映该项经济业务的来龙去脉,而且也会给明细账的登记带来不便。因此,在书写记账凭证摘要时还应考虑登记明细的需要,针对不同的经济业务和不同性质的科目,摘要书写也应有所侧重,不能机械地平等对待。

      例6:生产甲产品领用A材料1200公斤,单位成本80元,金额96000元;生产乙产品领用B材料700公斤,单位成本50元,金额3500元。

      不完整写法:生产产品领用材料。虽然该摘要也简单的概括了经济业务的内容,但给原材料明细账的登记带来了不便,因为原材料明细的格式为数量金额式,不仅要记总金额,还要登记数量和单价,如果此摘要,登记明细账时只能查原始凭证,费时又费力。规范的写法:生产甲产品领用A料1200Kg,@80;乙产品领用B材料700Kg,@50。

      当然,“摘要”书写时考虑登记明细的需要,不是说对每项经济业务的描述都要面面具到,这样只会浪费不必要的人力,加大核算工作量,不利于提高会计工作的效率。

      例7:售给某公司A产品200件,单价500元,增值税额17000元,货款共计117000元,尚未收到。

      不恰当的写法:售给某公司A产品200件,@500元,货款未收到。这样的书写显然考虑登记明细的需要,但是与原材料明细账不同的是,收入明细账只需要登记总金额,不需要登记数量和单价,该书写显得有些多此一举。规范的书写为:售给某公司A产品一批,货款未收。

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