王万勇:项目沟通管理——沟通方式的七种分类

关键词:[沟通技巧] 浏览:2605 发布日期:2016-01-20 网页收藏

  • 近日,有学员咨询哪种沟通方式好,为此作为项目管理培训师的我有必要把沟通方式的分类介绍介绍。沟通的方式多种多样,但是按照不同的分类标准,有不同的分类结果。常见的方式有以下分类标准:

    1、正式沟通和非正式沟通

    正式沟通是通过企业、团体、组织规定的沟通渠道,进行信息的传递和交换方式。如项目例会、项目计划、项目报告、变更大会、合同和协议、组织与组织间的往来公函等。非正式沟通是通过正式沟通渠道以为的渠道进行的信息传递和交换方式。如茶余饭后的私聊、拉家常,过年过节的问候等。

    正式沟通的优点是比较严肃,约束力强,沟通效果好,信息具有法律效力;缺点是沟通速度慢,方式刻板,可能会因传递渠道的影响,造成信息失真和扭曲;正式沟通常用于重要的沟通和决策。非正式沟通的优点是形式多样,沟通速度快,畅所欲言,沟通压力小等;缺点是不留证据,难以控制,信息极易失真,甚至成为谣言;非正式沟通常用于领导了解员工情况,关系密切的成员之间的交流等。

    社会生活中,一些“便衣”,打着非正式沟通的方式,通过不正当手段,进行录音、拍照、录像等,将非正式沟通的过程变成了正式沟通的有力证据。

    2、垂直沟通和水平沟通

    垂直沟通分为上行沟通和下行沟通,均属于上下级之间的沟通方式。一般下行沟通的速度要快于上行沟通的速度,因为下行沟通多属于领导布置任务,而上行沟通多属于下属向领导反映问题、申请和汇报工作,领导一般多会延误,尤其涉及费用支出的时候。平行沟通是平等组织、企业、部门、团队成员之间的沟通方式。

    垂直沟通的优点是沟通速度快,信息传递准确;缺点是如果层次多的时候,信息传递变慢,可能会出现越级沟通和隐瞒事实的现象。水平沟通的优点是沟通主体之间彼此平等,沟通顺畅;缺点是容易产生矛盾和冲突,难以控制局势。

    3、单向沟通和双向沟通

    单向沟通是在沟通过程中,只有发送者发送信息,接收者接收信息,单一方向的交流,缺乏信息的反馈。单向沟通如报告会、马云的离职演讲、村长宣读政策文件等。双向沟通是在沟通过程中,发送者和接收者经常要互换角色,发送者把信息发送给接收者,接收者接收到信息后,要以发送者的身份反馈信息,直到沟通完成。双向沟通的案例比较多,比如项目例会、讨论会、商业洽谈、技术交流等。

    单向沟通的优点是传递速度快,意见统一,时间进度易于控制;缺点是信息没有反馈,观点可能会片面,士气不高。双向沟通优点是士气和参与度高,反馈信息能及时完善沟通结果;缺点是观点难于统一,七嘴八舌,沟通变成拉家常,浪费时间和精力等。

    4、语言沟通和非语言沟通

    语言沟通就是通过语言、文字、图形、表格、数字等形式进行的信息沟通。语言交流是生活中的主要沟通方式,语言沟通的案例也是举不胜举。非语言沟通通过动作、表情、语调、手势等语音以外的形式进行信息沟通,最常见的非语言沟通有手势、走秀。事实上,非语音沟通越来越被重视,因为在语言沟通的同时,伴随一些非语言沟通效果会更佳。

    除特殊环境、特殊原因,一般语言沟通都伴随非语言沟通,而非语言沟通很少伴随语言沟通,非语言沟通能起到语言沟通无法达到的效果。比如,夫妻间的暧昧,有时一个手势或飞吻,远比语音的效果好。

    5、书面沟通和口头沟通

    书面沟通就是用书面形式进行的信息沟通。比如通知、报告、信件、授权书、项目章程、实施方案等。口头沟通就是运用口头表达所进行的信息沟通。比如谈话、演讲、聊天等。

    书面沟通的优点是有证据,可以长期保存,描述周密,逻辑性和条理比较清晰;缺点是耗费的时间比口头沟通要多很多,而且需要保管。口头沟通的优点是信息传递快,沟通灵活,约束少,反馈及时;缺点是容易忘记沟通内容,沟通过程和结果没有证据,易于成为谣言等。

    6、对内沟通和对外沟通

    对内沟通是组织、企业、部门、团队内部进行的信息沟通。对外沟通就是组织、企业、部门、团队与其他平等主体为合作而直接进行的沟通。对内沟通和对外沟通的界定,要看如何划分内、外的边界。比如技术部和市场部,如果他们就一个项目方案的合作而进行的沟通,那么他们被认为是对内沟通,如果就此项目方案,技术部讨论自己的职责、任务、工作等,那么市场部就是他的外部沟通。

    对内沟通和对外沟通,是因业务和工作需要开展的沟通,优缺点不便讨论。

    7、单独沟通和集体沟通

    单独沟通就是平等个体之间的一对一沟通,这里的个体不一定是一个人,也可以是一个团体、组织。比如公司会议上,一把手说:你们各个部门之间单独沟通,这时个体就很有可能是一个部门中的若干人。集体沟通就是平等主体全部或绝大多数参与交流的一种信息沟通方式。

    单独沟通的优点,可以就某一问题深入讨论,不占用他人的时间;缺点是受知识面的影响,可能会片面。集体沟通的优点是群策群力,众志成城,士气高昂;缺点是难统一观点,占用别人的时间等。

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