王万勇:项目管理办公室(PMO)在生产企业中的尴尬处境

关键词:[项目管理] 浏览:1646 发布日期:2016-01-20 网页收藏

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            近半年来,自从王老师开设了《“互联网+”时代 PMO管理革新》课程后,许多生产领域的朋友纷纷来电咨询PMO管理工作。这些朋友的问题非常相似,而且具有普遍性。他们在王老师的建议下,关系得到了缓和,工作得到了改善。今天,王老师将这些问题及建议方法汇总整理,分享给大家,希望更多的PMO管理者能从中受益。



    从这些生产企业的组织结构分析,他们基本上采用上图的组织结构。在总经理领导下,主要有生产部(负责生产线),技术部(研发产品,也有称为研发中心),销售部,办公室。在办公室下面,有一些企业设立了项目管理办公室(方便区分,称为PMO1,图中黑色背景部分)。在技术部下面,还有设计所(负责规划设计)、电控所(也有称为环控部)、管理部(负责项目监督、管理、控制)和试制车间(试验室)。在管理部下面,有系统应用科、标准化推进部(也有企业称为质检部、品质部等)、项目管理科(称为PMO2)。从组织结构来看,项目管理科与标准化推进部有交叉的工作,所以项目管理科的成员觉得对方“抢”了他们的工作。甚至,有几个企业的项目管理科直接向技术部经理请示、汇报工作,出现跃层管理现象。这样,工作越做越复杂,沟通越来越冲突。


    针对这样的组织结构,PMO面对组织中的其他职能部门,如何才能扭转乾坤、走上正规、发展壮大呢?


    首先,正确分析PMO的处境,逐步提升自己在组织中的地位。然后,适时合理开展PMO工作,科学建设PMO文化。最后,实现PMO无为而治的管理目标。为此,王老师建议PMO管理者,通过四个阶段逐步提升工作质量。即融入阶段、排忧解难阶段、规范阶段、管理领导阶段。在不同的阶段,建议PMO采取不同的手段和方法,开展不同的工作。


    1、融入阶段


    新员工入职,对环境陌生,需要熟悉环境。新组建的PMO要协调各职能部门的工作,更需要熟悉环境,融入环境。尤其是互联网时代,更应该融入到这个互联网的云端管理。PMO管理者如何融入呢?


    首先,从事PMO工作者,要向各部门学习。比如,和人事部门学习公司规章制度,战略决策,人事情况;和财务部门学习费用审批、报销流程和规定;和市场部学习行业动态和项目背景;向技术部学习项目的实施流程和工作量衡量方法;向采购部学习设备、材料性能和供货信誉等。了解各职能部门的工作流程和相关制度,便于以后协调工作。


    然后,PMO管理者要收集这些部门与PMO管理工作的切入信息,分析优势、劣势,开展相应的工作。


    同时,PMO管理者要收集所有项目文档、资料和信息,结合互联网的优势,最好能建立一个完整的管理系统。比如项目合同、实施方案、测试报告、验收报告、培训资料等。


    目标:PMO管理者,与各职能部门沟通通畅,不讨人厌烦,需要时能及时得到对方的支持和配合。


    2、排忧解难阶段


    PMO管理者,当达到融入阶段的目标后,需要继续推进工作。此时,开展项目管理工作,可能会遇到一些问题,需要我们协调解决,帮助实施者克服困难,创造机会,保证项目工作的顺利进行。甚至,有人故意难为,我们要施展自己的才华,敢于在别人面前亮剑。


    在此阶段,多组织一些培训会、协调会、报告会,也可以通过互联网组建虚拟团队、虚拟会议室等。目的是提高各自技能,凝聚项目团队力量,激发项目成员,共同解决项目问题、科学建设项目文化


    目标:PMO管理者,能解决项目管理工作中的问题,协调、处理项目冲突,推进项目管理工作。


    3、规范阶段


    在排忧解难阶段开展工作的同时,要尽可能地加速进入规范阶段。在此阶段,主动协调各职能部门开展项目管理工作,形成相应的流程和制度。在流程管理方面,更应该引入互联网技术,实现领导外出流程正常运转。同时,着手开展PMO文化建设。比如,精细、深化人事管理制度,结合项目特征,形成项目人事管理制度;结合财务制度和项目特性,出台项目经费管理办法,审批、报销流程和权限等;发布项目管理流程和制度;部门间工作交接流程和制度;网上申报、审批制度等。


    常见的流程有启动大会、开工通知、申报流程、审批流程、发布流程、验收流程等。常见的制度:考勤制度、文档管理制度、工作交接制度、项目日志制度、问题跟踪制度、汇报制度等。


    目标:工作流程化,但灵活;管理制度化,但人性;奖罚全局化,但公平。


    4、管理领导阶段


    管理的最高境界是无为而治,也就是大家各行其是,项目管理者可以顺利完成项目工作,领导者有更多的时间和精力去策划、谋略公司战略


    此阶段,PMO管理者要大胆放手,给对方机会和空间,例行做一些检查、监督、奖罚等工作,提升PMO文化建设层次。通过手机、PAD等通讯方式,瞬间掌握项目运作情况。


           目标:管理者能从繁忙的项目管理工作中脱身,参与组织战略策划,寻找先进技术,引进科学管理,促进组织大环境文化建设。


            当王老师讲完他的建议后,那些困惑已久的朋友恍然大悟,彻底明白自己所犯的错误。他们没有按这4个步骤逐层开展工作,而是直接进入规范阶段或管理领导阶段,满以为有领导的尚方宝剑可以狐假虎威、所向披靡,结果是县官不如现管,领导面前一套,领导走后又一套。



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