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刘钊宏:高效的时间管理是怎样练就的?

关键词:[精细化管理] 浏览:2143 发布日期:2016-01-20 网页收藏

  • 事业上的成功离不开高效的时间管理。高效的时间管理可以让企业提高工作效率,减少管理成本,在规定时间内完成超额的任务。高效的时间管理可以让自己掌握正确的时间管理技巧,制定适合自己的时间管理计划,拥有充分的个人休闲时间。

    要想能够真正地了解时间并且管理“时间”,我们有必要对时间的本质有深刻的认识,首先让我们先了解时间的四项独特性

    供给毫无弹性:时间的供给量是固定不变的,在任何情况下不会增加、也不会减少,每天都是24小时,所以我们无法开源。

    无法蓄积:时间不象人力、财力、物力和技术那样被积蓄储藏。不论愿不愿意,我们都必须消费时间,所以我们无法节流。

    无法取代:任何一项活动都有赖于时间的堆砌,这就是说,时间是任何活动所不可缺少的基本资源。因此,时间是无法取代的。

    无法失而复得:时间无法象失物一样失而复得。它一旦丧失,则会永远丧失。花费了金钱,尚可赚回,但倘若挥霍了时间,任何人都无力挽回。

    什么是时间管理,“时间管理”所探索的是如何减少时间浪费,以便有效地完成既定目标。由于时间所具备的四个独特性,所以时间管理的对象不是“时间”,它是指面对时间而进行的“自管理者管理”。所谓“时间的浪费”,是指对目标毫无贡献的时间消耗。所谓“自管理者管理”——你必须抛弃陋习,引进新的工作方式和生活习惯,包括要订立目标、妥善计划、分配时间、权衡轻重和权力下放,加上自我约束、持之以恒才可提高效率,事半功倍。以下具体介绍了几种时间管理方法。

    1积极利用情绪良好的时段,以提高工作效率

    想做某一件事情,但是懒于动手,这种所谓"缺少干劲"的状态,相信每一个人都曾经有这种经验。有一些人说,遇到这种“没劲”的场合,只要自己勉强干上三十分钟到一个小时,注意力就会慢慢地产生,效率也会逐渐地提高。不过采取这种做法,在到达“干劲十足”以前的三十分钟乃至一小时之间,工作效率会很差。因为勉强工作,你在精神方面免不了会感觉到痛苦。基于此,绝对不能称之为良策。以你来说,遇到“不起劲”时,就会立刻把手边的工作置于一旁,再从“非做不可的工作”之中,找出自己最喜欢的工作,立刻着手去做。因为是自己喜欢的工作,自然就会产生工作热情,效率自然也会提高。总而言之,一开始就制造“有劲”的状态,然后再着手于你感到“不想做的事情”。如此,你就不会感到它像先前一般,叫人很难做下去。

    2为了提高效率,不妨在接近限期时,仍然做别的工作

    很多人都认为,只要耗费时间工作总能够完成任务,实际上不见得完全如此。时间太充足的话,势必将在无关紧要之处多耗费时间,做起事来拖拖拉拉,缺乏一份紧张感。对自己来说,除非接近限期,否则都是先做别的工作。只有到了“不做将会来不及”时,才着手做本份工作。处于这种情况时,由于限期将至,效率会有很大的提高。管理者称之为“期限届满的效果”。感到效率直线下降时,应该“积极的休息”

    3感到效率直线下降时,应该“积极的休息”

    上午工作的状态一般来说都不会太差,但是到了下午,由于疲劳的累积,工作效率将逐渐下降。遇到这种情况,适度的休息是必要的。与其驱使浑浑沌沌的头脑“长期作战”,不如以适当的休息几分钟,使精神恢复清爽后继续投入工作,如此才能提高工作效率。

    4发生麻烦时,先让精神放松一下,然后再开始工作

    管理者使精神转为轻松,不仅仅是对疲劳有效。比如做错了事,被上司批评,顾客抱怨发牢骚时,将有很长时间叫你感到苦恼。心中感到苦恼时,即使勉强地工作,效率也不会提高。这时不妨让自己放松一下,想到遇到问题首先是必须解决问题,再以一种积极的心态投入工作。

    也可以投入单纯的工作,如此内心就会逐渐地风平浪静,新的干劲也会跟着产生了。比如整理资料、整理杂记本都很不错。利用六分钟为一单位的行动记录表,就可以发现“看不到的时间”

    5利用六分钟为一单位的行动记录表,就可以发现“看不到的时间”

    常常到周围的人老是把“没有时间……”这一句话挂在嘴边。有些人为了争取更多的时间,甚至削减自己的睡眠时间。以长远的眼光来看,缩短睡眠时间将在效率方面带来负面的作用。与其这样做,不如重估一下自己使用时间的方法,提醒各位管理者,不妨书写一下自己的行动记录,即记下几点几分到几点几分做了些什么?以办公室来说,全体职员都使用“时间分析单”(以每六分钟为一单位,记录各人的工作。)提议以六分钟为单位,是因它为一小时的十分之一,即等于零点一小时,合计起来比较简单方便。实际地做这种记录的话,就可以获得许多的信息,对于提高工作效率、有效地利用时间以及休息的计算方面都非常有帮助。

    6对于感到厌恶的工作,可准备“成功报酬”给自己或家人,以激发干劲

    人类对自己喜欢的工作,可以长久的集中精力。反之,如果是自己厌恶的工作,仅仅数分钟就会感到痛苦异常。有时实在提不起劲,甚至想半途而废。但是,工作岂能说不做就不做?大多数的人在责任感和紧迫感的驱使下,勉强的做下去。然而,在强迫之下做事,效率是绝对不可能提高的,只能应付的拖延下去而已。于是,管理者就挖空心思,想起这个问题“如何使苦差事在比较快乐的气氛下进行呢……”,但是,工作的内容往往很少能够改变,至于所谓的"快乐",只好由自己来制造。想来又想去,管理学家认为单纯而最有效的方法,莫过于准备一份“成功报酬”,告诉自己做完工作,就能立刻去做“某某事”。这里所谓的“某某事”,只要是任何对你有吸引力的东西都行。例如,写完了这份报告书,就可以跟女朋友去逛街上馆子,或者去看哪部一直想看的电影。如果是短时间内就能完成的事,就告诉自己,做完这项工作,立刻去喝一杯香醇的咖啡。相信很多人都有这种经历,那就是在学生时代,父母对你说“这一次考试的成绩很好的话,就买那件你想要的东西送给你。”为了得到梦寐以求的东西,对于自己厌恶的科目,你会狠下功夫。管理学家所说的”成功报酬”原理跟这件事相同。

    7只要把日常的工作“格式化”,就可以防止工作的错误与疏忽

    为了使工作有效率的进行,最好把各种工作“格式化”,即把来自经验的诀窍“格式化”。如此,不管在何时何地,任何人都可以采取最好的方法,在没有错误的情况下开始工作。对于这种工作的格式化,有些公司已经开始实施,不过对成为格式化对象者,几乎都是高度或者复杂的工作。在日常生活里面,管理者认为可以大幅度的活用“格式化”。实际上,由于工作的诀窍不明了,而引起错误及疏忽者,不仅限于专业工作,就是日常的工作也不能例外。例如你在办公室时,委托别人替你听电话,并且抄录电话的内容。如果抄录的内容,还是不能使你弄清楚对方之意的话,你就得去请教抄录者。诸如此类,如果在一天里发生几次的话,时间的损失就很惊人了。遇到这种情形,就算责备抄录者也不能解决问题。如果事前就规定抄录电话的格式,那就不可能发生错误。在管理者的办公室里,从专业的审查书类的写法,到电话的应答,邮件的处理等日常业务,都规定处理的格式,而且全部的工作人员都懂得其中诀窍。每次有新职员进入公司,都必须弄懂所谓的"格式"。在决定“格式”之际,有一件事必须特别注意,那就是不能一开始就期待“完整”。不管期待如何的完整,仍然会发生意外的事情。因此必须在这种心理下规定”格式”,再经过实际运用后,不断地添加内容。

    经过如此的过程,才能够完成”活的格式”。对于所谓的”格式”,不妨加入一些小小的信息。以书写格式来说,不妨提出该书类必须走的路程、所需时间、受理窗口的号码、公休日和何时最不拥挤等。这些乍看之下,似乎不重要的信息是否被加入,其效果将有天壤之别。有些人由于忽略了这种小信息,而白跑了一趟,以致大幅度地浪费时间与精力。这种格式,恰如指示到达目的地的一幅地图。看到这幅地图的人,为了能够利用最短距离,走到目的地,必须加入适当的信息。

    8对于千篇一律的工作,只要怀疑以前的做法,就可以提高效率

    很多人以抱怨的口吻说:"到公司上班,每次都做千篇一律的工作,实在叫人感到厌倦……。"的确,每天都依照上司的命令做事,很难以叫人产生干劲。不过,对于这种千篇一律的工作,只要不盲从以往的做法,自己想出一些点子的话,就能够使你感到趣味盎然。

    9知道自己能够集中精力的限度,即可把它利用于提高效率

    不管干劲如何的充足,人们能够集中精力做一件事的时间,总是有限度的。如果无视于这一点,只一心一意地面对桌子坐着,仍然不能提高工作效率,反而会使它不断的降低。你最好弄清楚自己能够集中精力的时间,再配合工作,把工作分成几节进行,如此效果比较好。一般来说,一个人能集中精力做一件事的时间,大约为九十分钟。正因为如此,大学的课堂,电影的放映时间都被设定于九十分钟前后。不过,电影的放映时间都被设定于九十分钟则后。不过,这并非铁则,仍然有个人差异。同时,根据工作的内容,能够集中精神的时间也不一样。不管是什么人,只要是自己感到兴趣的事情,集中精神两、三小时根本就不成问题。如果窗外有烦人的噪音,则能够集中精神的时间也会缩短。集中精神这一件事,往往会受到环境的左右。把这些现象联想起来,当可判断,能集中精神的时间的确有个限度。因此,最重要的一件事情,是从经验中,找出最适合于自己的集中精神时间。一旦获知并把握自己能集中精神的时间,那就能够找出提高工作效率的方法。如果你认为自己集中精神的限度为六十分钟,那就全力投入于六十分钟的工作。做满了六十分钟的工作,休息一会儿,使自己轻松一下,再集中精神另做六十分钟的工作。如此的话,工作效率也会在无形中提高。或者改变工作的内容也不错。譬如做好一段校对的工作之后,改成会客,如此,即可使精神为之一振。一提起工作,有些人以为必须整天面对着桌子进行。事实上并非如此,不时的管理自己,提高效率,这才是真正的工作。

    10使用"进度表"把必须做的事"视觉化",如此就能用眼睛体会到成就感

    工作必须长期地延续下去,那就必须知道目前完成了多少?还剩下多少?如果不能确实地把握的话,将陷入不安之地,工作效率也无法提高。因此,必须实现的目标越大,越能够客观的确认其进行状况。为了做到这一点,必须把它"视觉化"。对你来说,遇到报考大学,参加政府举办的考试时,都以自制"进度表"的方式,使目标的完成"视觉化"。在一张纸上画了细小的格子,格子的横面写着完成目标必须做的事情,每当完成一件事情,就使用红笔把该格子涂掉。

    这样做的话,就可以一目了然的看出,自己正处于起点与目标之间的那一点。对于下一步应该做什么才能胸有成竹,不至于感到茫然。在这种情况下,工作自然能够很有效率地开展下去。而且,涂掉一个格子所产生的成就感,能够增强对下一步挑战的信心。除此之外,使用这种"进度表"的好处,那就是能看出目标与实绩之间的差距。早晨在决定工作程序时,虽然列下了今日工作的范围,但是,有时却无法达到这个范围。到这时,如果有工作"进度表"的话,就能够一眼看出完成了目标的几个百分点。如果不会达到最后目标的话,又可以当成发现问题点的反省资料。目标只是驱使工作有效率进行的手段,并不一定非完全地完成不可。最重要的是——自己分析目标与实绩之间的差距。如果没有这个过程的话,无论到何时都不可能有进步。

    11只要意识到自己的时间浪费,工作的效率就会完全不同

    一旦认为时间很充裕的话,往往就会毫不惋惜地使用它。工作方面亦是如此。如果认为今天做不完,明天再来,或者加班的话,效率就会一天比一天差。时间也有代价。如果不会在一定的时间内,赚得自己时间价值以上的东西的话,收入将会为负值。正因为如此,时常存有自己时间价值的意识判断。如此,想提高生产积极性的意识就会发生作用,自然就能够很有效率地进行工作。不仅散漫的习惯会消失,而且又能够激发产生提高工作效率的构想。当大学毕业,进入国际性会计事务所上班时,才对时间的价值有了强烈的意识。这家会计事务所的主要业务有会计监查、税务,和财政问题等。几乎所有的经费都属于人的费用。因此,制订收费标准时,都以时间做为准则。因此,不会把时间有意义、有效率地使用的话,报酬可能少于花费。正因为看到企业界严酷的现实,因此才有了"时间并非免费"的意识。一直到今天,虽然已拥有自己的事务所,但是仍然活用这宝贵的经验,时时想着时间的价值。或许对于事务人员来说,欲利用有形之物,比较生产性与时间价值间的平衡,似乎有一点困难。然而,只要从工资、年薪、加班费等的金额,算出自己一个小时有多少"代价"时,你对时间的意识就会大幅度的改变。

    12完成一件工作之后,尽早地写下解决问题的诀窍

    不管如何辛苦,一旦完成了一件工作,绝大多数人都会满足于结果,而很少去注意其过程。其实,这种态度是不对的,也可以说非常可惜。越是重复出现错误的工作,越能得到新的窍门和反省问题。如果把这种贵重的"副产品"忽略掉,它就会被赶到意识的角落。遇到下次又得做同样的工作时,就得重头再来。

    因此,在做完一件事以后,一定要以备忘录的方式,把跟下一次工作有关的新发现,反省的事项记录下来。如此,把眼睛能看到的“东西”记录下来,下次就不至于犯同样的错误,也不会在同一个地方浪费时间,就算是委托他人,也可以很有效率地进行。

    文章来源:爱微帮

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