为什么 25 %到 50% 的人每天都感到事情多得做不完呢？其实这并不是因为我们的工作时间长，而是每个人都在试着在同一时间内做几样事情。相信很多人都感觉到每天都很忙，但一天下来中感觉不到自己在忙什么？

手机，笔记本，平板电脑等毫无疑问给我们带了很多方便之处，但无形中也把工作上的事情渗入到工作之外的时间。回顾一下，是不是经常在开会的时候用手机回复邮件？有没有试过把笔记本电脑带到办公室开会但实际上是在浏览和会议无关的网页？经常在办公桌上吃午饭？或是明明知道手头的任务有截至日期但还是忍不住地拿起手机给朋友发了一条无关紧要的短息？这些不好的习惯就像一个正在恢复中的伤口，很痒但时不时又去抓一下，而且自己很清楚越抓伤口越难恢复。最惨的是，当你同时在做几件事情的时候，你的大脑和身体的能量处于“高速运转”状态，所以一个小时下来，所消耗的精力往往多过于专心做一件事。

这里我自己也深有体会。一般来说，在办公室的工作效率要比出差的时候低很多。办公室的双屏显示器里有四个彭博窗口，Gmail 邮件，旁边还有一个电话。一天之内从这三个“入口”进来的信息量已经足够把我本来要做的事情给淹没掉。更不用提时不时还被同事的问题或是无关紧要的聊天话题给打断。出差的时候，我只有一个 blackberry，小小的屏幕只允许我回复一个邮件。和客户开会的时候，我的注意力只在这个会议上。火车上的网络不稳定，所以很多邮件我都是在 iPad 上一封一封地写，等连上网路之后再全部发出。

哈佛管理学院的博客上最近有一篇文章讨论到了这个问题。文中给出了 6 点建议，其中 3 点是给管理层提出的。

给管理者的建议

1.定制有效的会议时间。尽量把会议时间定在45分钟之内。这样开会的人更容易把注意力集中。尽量在会议结束之前给出一个会议总结。开会绝对不能迟到，也绝对不要拖过时间。会议期间手机得全部关掉。
2.尽量避免要求员工立刻回应。如果你经常让自己团队的成员立刻执行你给出的任务，这样容易让他们进入一个被动的等待任务状态。允许员工在一天的某个时段把他们的邮件关掉。如果是急事的话，可以给他/她一个电话。不要期待你的团队成员在5分钟内回复你的邮件。
3.鼓励休息时间。试着在一天之内给出一个时间让员工休息一下。可以让他们去一下健身房，到办公室外散散步。尽可能地离开工作环境。不要说休息的时候还在上微博或是校内。

给个人提出的建议

1.把重要的时间放在早上完成。 最好是60到90分钟作为一个时间段，尽量避免被打扰，而且严格遵守开始和结束的时间。如果可能的话，在一个安静的封闭空间里完成你应该完成的任务。把注意力集中在一项任务上，尽量避免拿起手机发信息，查查邮件或是 QQ 等小动作。等你结束的时候，花 5 到 10 分钟休息一下。
2.做好一日三思里的“三思”。 你手头上的任务总是紧急的。做完一件之后下一件也会是重要的。一般日常的工作习惯很容易把自己卷入一个“工作齿轮”里，不停的做事。这样的很容易让自己忘记自己一开始为什么要做这件事。一天之内给自己腾出一个总结的小时间（10 - 15 分钟），思考一下今天做过的时候是不是最重要的，接下来要做的时间是不是跟自己的目标相符的。
3.努力争取真正的休假，劳逸结合。所谓真正的假期，不是把你公司的手提电脑带到沙滩上，身体似乎在休息，大脑却还是在工作。注意劳逸结合。不是每天一个大假期，而是尽量争取定期的休息，比如一个季度有一个周末是让自己完完全全休息下来，或是跑去周边的小城市旅游。研究表明如果你把你一年的假期全部休完，总体来说你的工作效率会更高，而且从长远来看，身心会更加健康。