钱科宇:钱科宇:【工作方法】管理者不要总忙于“救火"

关键词:[企业管理] 浏览:2536 发布日期:2016-01-20 网页收藏

  • 文/钱科宇

    导读

       管理者应对工作的结果负责,要有承诺,不归责于外,不找任何借口,积极主动是态度和意愿的问题,如果这些已经都不是问题,下一步我们就要探讨如何才能把工作做好,以兑现承诺,也就是方法的问题。

    方法一:不要总忙于“救火”——区分四个象限

    【案例】假设今天下了班有四件事等着你:第一件事,你读初三的儿子下个月就要参加中考,你要和他好好谈谈,希望他认真努力地冲刺一下;第二件事,你多年未见的定居美国的好朋友回国公干,短暂停留两天,今晚他约你吃饭,明天他就要回美国;第三件事,你的计划原本是要到健身房锻炼两个小时;第四件事,楼下的几个讨厌鬼邻居又来约你打麻将。你会选择哪一项?

    如果你的答案是第二事件,那么你和大多数人的想法是一样的。然而大多数人的想法是错误的。我们把第一件事归类为“既紧急又重要”,第二件为“紧急不重要”,第三件为“重要不紧急”,第四件为“不紧急不重要”(如下图2-1 )

    第二项吃饭,如果不做,对你和你朋友双方并没什么伤害,大不了这次不见,下次再安排,做了也不见得有多大意义。第三项锻炼,如果因为今天有事就不去锻炼,那明天还会受别的事影响,后天一样没有空,长此以往,第三项就耽误了,最终对我们的健康不利。很多人办了健身年卡不就是这样的么?然而谁敢说,健康不重要呢?

    你是不是那种为了一件并不重要的急事而放弃重要计划的人呢?

    有些人一直在“救火”,什么急就做什么,疲于奔命。对于有价值的事,虽然也知道很重要,但因为还没有“火烧屁股”,就可以一再拖延,拖到无可再拖,变成紧急的事才来做。而我们看到案例中的第一项,本来不该到现在才来临时抱佛脚的,也变成了紧急的事。

    第一项和儿子谈心,虽然现在非做不可,但是我们应该反思,儿子的学习本来是重要的,但是不到紧急时刻,总是一再往后推,明天再说吧。导致这种局面的原因,就是我们之前没有重视重要的事。

    只要把重要的事按时做了,紧急的事就会越来越少。

    所以说“要事优先”,应该把重要的事放在第一位考虑。

    我们之所以必须做选择,是因为我们的时间资源有限。企业管理尤其如此。时间、人力、资金都是有限的,管理的目的就是要用最少的资源通过高效的运作产生出最好的绩效。

    我们把管理者的工作内容照此分类,也无非是这四种情况。

    【案例】质检与生产的矛盾

    在业务同仁的努力和许总的大力支持下,公司最近的业务量突飞猛进,新客户开发了不少。秦经理作为品管部负责人,对产品质量比较担忧,因为新工人数量多,今年开发的新品种类也较多,最近总是发现生产过程中的质量问题。刘厂长为了赶订单进度,把有问题的产品稍作修补就流入了下一道工序环节,当秦经理提出反对意见时,刘厂长总是以许总答应客户本月底要出货为理由,把秦经理的意见推翻,结果客户收到产品时,发现质量问题还真不少。销售部肖经理非常担心客户会不会逐渐流失,公司的口碑会不会越来越差,以后再开发市场的难度会不会越来越大。

    在很多企业里,生产部和品管部常常是有矛盾的,两者并未能达成共识。质量问题相对而言属于重要的事,生产部完成订单是紧急而又重要的事,按照要事优先的顺序,则必须先保证质量,再追求产量。

    如果为了保证订单及时交付,而出售质量较差的产品,客户会不满意,订单会越来越少,要维持销售额,就不得已降低价格,然后利润也减少了,因此没有钱可以投入研发和购买新设备,员工薪水也不能提高,产品质量和产量都会越来越差,市场越加萎缩,形成恶性循环。只顾眼前,就会失去未来。

    质量比产能重要,并不是说为了质量就要放弃产能,而是要把质量问题放在首要地位考虑,同时还要保证产能。

    有些管理者会说,那样太困难了,我不愿意太辛苦,先顾了眼前再说。这是典型的“短视”,经理如果只顾眼前,他就是不想和这个企业共谋长期发展;老板如果只顾眼前,那他就是想赚点钱就跑路,对客户和员工都不负责任。

    管理的最高境界是使工作“平淡无奇”,一切都在事先计划之中。尽量避免意外和突发事件,想做到这点必须要坚持“要事优先”的原则。

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