王万勇:项目管理——项目变更管理技巧

关键词:[项目管理] 浏览:2777 发布日期:2016-01-20 网页收藏

  • 不存在没有变更的项目,这句话读起来有点别扭,但说明一个问题,只要是项目,都会有变更。有了变更,就要对变更进行管理和控制。那么,变更是有什么原因引起?会对项目产生哪些后果?如何协调、解决这些变更?变更管理和控制应该遵循什么流程?管理和控制变更有些什么技巧?……
    变更一般包括需求范围变更、时间进度变更、成本费用变更、人力资源变更、项目质量变更、设备变更、材料变更、外包变更、技术方案变更等。
    一、变更管理计划
    “不以规矩,不成方圆”。不是所有的变更都不利自己,也不是所有的变更都有利自己。不论产生什么内容、性质的变更,都应该严格按照变更管理规定应对、处理变更。
    项目启动后,在规划阶段,就必须拟定详细的变更管理计划。编制变更管理计划,旨在规范变更流程,科学管理变更,及时监控变更状态和发展。
    变更管理计划内容包括:项目基本信息,版本信息,变更内容定义,变更管理,变更控制委员会成员,变更审批规定,变更控制过程。
        此处变更管理计划案例,参见《项目经理沟通管里技巧与实务》,中国电力出版社出版。
    二、变更流程
    发生变更,在所难免。有了变更,不能紧张,不能乱了手脚,应该按部就班,一步一步协调处理变更。一般变更过程包括:
    ①收集、记录变更信息,包括相关信息。②分析变更的必要性和合理性,确定是否采取变更。变更申请单位或部门对变更内容进行科学的、准确的评估分析后,形成书面的变更申请。③提出变更申请,提交变更控制委员会审批。变更申请递交变更控制委员会(Change Control Board,CCB),变更控制委员会对变更内容(变更来源、变更方案、变更理由、变更影响、变更的代价、变更实施方案等)进一步分析、研究,对变更给出意见和建议:如果变更申请资料存在问题,要求申请单位继续补充、完善资料;如果变更理由充分,变更实施方案可行,变更就会被批准;如果没有必要采取变更,变更申请会被否决;如果变更的意义很小,变更也会被否决。④更新变更记录表信息(包括状态)。⑤实施变更。变更一旦被批准,应该即刻落实变更,并跟踪后期变更的实施情况;变更一旦被否决,以后不再受理、讨论,而且类似的变更也将不予受理。⑥跟踪变更。变更审批流程详见《项目经理沟通管里技巧与实务》。
    所以,在提出变更申请前,一定要收集所有与变更有关的信息,并认真分析研究变更缘由及后果,同时拟定详细的变更实施方案。
    在项目实施过程中,可能会间断地出现范围、进度、成本、质量、采购、新风险等其中的几项变更,但是很少只出现一项变更,因为项目中的许多因数互相影响,互相制约。当范围变更时,成本、进度、风险都会随之而变动;当进度变更的时候,虽然范围没有变化,但是人员、成本、风险等也会随之变动;当质量变更时,直接带来进度、人事、成本的变动;当采购发生变更时,成本和风险就会随之变化,甚至进度、人事、质量都会受到影响等。
    某医药集团信息系统,正按部就班进行着。国家出台政策,要求所有药品经营企业必须在2年内完成GSP认证,否则取消药品经营资格。也就是说,医药集团信息系统必须增加GSP认证功能模块,否则信息系统就会间接被作废。GSP认证子功能,涉及厂家资格验证,产品资料核对,产品质量检测记录,销售流程标准化,操作人员培训,人员职责、角色分配,药品进、销、存管理等功能。
    在项目变更后不久,医药集团领导听说国家药监局领导准备来本市视察工作。市药监局领导,准备安排国家领导来此医药集团参观、考察。医药集团董事长为了能顺利通过GSP认证,希望本次考察能给领导们展示集团的GSP管理系统,体现集团响应国家政策的觉悟。项目再次引起变更——时间进度变更。
    按项目变更流程,甲方提出书面的申请,要求把信息管理系统先实现GSP功能,其他功能推后实现。在变更控制委员会会议上,甲方提出增加10万元的诱惑。重赏之下,必有勇夫。在甲方的申请、10万元的诱惑下,只能接受这一变更请求。
    三、变更申请
    变更不论是由哪一方提出,只要原因充分、合理,就可以提出变更。变更申请必须采取书面形式,变更申请表参见《项目经理沟通管里技巧与实务》。
    四、变更记录
    当有变更产生后,不论变更能否被批准,必须开始记录变更,当变更申请有了进一步的结果,要及时更新变更信息,项目变更记录表参见《项目经理沟通管里技巧与实务》。
    通过变更记录,便于获悉变更的类型、数量、状态等信息;也便于跟踪变更的进展情况;还可以作为其他变更的参考等。
    以上的流程图、表,有助于促进沟通,帮助掌握变更管理技巧。原因:首先,表格能反应本流程的所有工作,干系人对工作的关系和态度;其次,通过填表顺序,确定事件的实施流程,责任人的问责顺序;再者,表格便于项目实施中的检索、备档的作用;另外,在填表过程中,为发起人创造了沟通的机会。

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