王万勇:项目管理——高效会议的4个步骤

关键词:[沟通技巧] 浏览:2561 发布日期:2016-01-20 网页收藏

  •     会议种类很多,有晨会、例会、启动会、报告会、讨论会、研讨会、开标大会、签约大会、竣工大会、年会、联欢会等。我把会议单列出来,就是因为在沟通中,经常会以会议的形式进行。会议组织的情况,直接关系到沟通的满意度。要把会议组织好,应该把握四步:①会前准备;②开会通知;③会议纪要;④会后报告。

    1、会前准备
    首先,应该确立会议的主题目的,即“开会要干什么?”、“解决什么问题?”、“取得什么结果?”等。其次,要确定参会的人员,包括:会议主办方、承办方、赞助商、新闻媒体、参会人员等。然后,要落实会议的其他要素,包括形式、时间、场地、流程、程序、配套设施、经费等。最后,形成详细的会议计划。会前准备工作,因会议规模、重要程度、紧急情况等不同,准备工作也也可繁简,工作量也会有所不同。

    2、开会通知
    会前准备工作做得再到位,如果通知力度不够,渲染效果不好,会议就会像埋在地下的金子。通知要确认做到:①所有与会人员都收到《会议通知》;②所有与会人员都能意识到会议的重要性,积极参加会议;③不能参会的人员,收集他们对会议的建议、意见、希望等信息;④其他与会议有关的事项。根据会议的情况,通知可以通过电话、邮件、传真、口头、短信、微信等多种形式落实。

    3、会议纪要
    会议进展以后,会议纪要就是本次会议的成果,它详细记录本次会议召开的情况。包括人员的出席情况、会议流程进展情况、会上获取的信息等,它是拟定会议报告的依据。现在流行的会议形式有:现场直播、视频会议、电话会议、多功能会议等,这些形式能及时、准确记录和传播会议情况。

    4、会后报告
    会议结束后,要及时总结会议情况,分析会议得失,向参会人员反馈情况,形成公司过程资产(参考资料、备忘录)。

企业会员在线交易流程