王万勇:项目管理——通过街道办培训事件,重新认识项目立项

关键词:[项目管理] 浏览:2329 发布日期:2016-01-20 网页收藏

  • 笔者在编写《项目经理沟通管理技巧与实务》的时候,执意增加了项目的立项阶段和运维阶段,并在文中注明增加立项阶段和运维阶段的原因。其中,增加立项的原因是:

    劳动部组织高级项目管理师资格认证考试,考试分三部分。第一部分是选择题部分(有单选、多选),第二部分是简答题(案例分析类),第三部分是论文答辩题。第一部分、第二部分在上午同一个考场举行;论文答辩是要在同天下午在另外的地方举行,形式就像大学毕业论文答辩一样,分组逐个进行。笔者和几个学友完成上午的考试后,一起到另外的考场准备论文答辩。本次答辩分3个小组,每组约50人,从下午13:30点开始,每人答辩时间大约35分钟。我们几位学友,都排在小组的30名以后。在等待论文答辩的时候,我们开始讨论上午试题的难易、个别题目的答案,以及各自的考试情况。当探讨到有关立项的时候,观点出现了争议:

    “立项,就是启动。”

    “立项怎么是启动呢?如果是启动的话,就不叫立项了。”

    “立项,就是购买标书,进行投标。”

    ……

    鉴于此,有必要给项目经理们介绍立项过程。

    昨天,笔者受约与某项目管理培训机构总经理面谈,自荐企业内部项目管理培训讲师。他对我的能力颇有怀疑。期间,多次提到有多年培训资历的老师均不能胜任企业内部培训工作。笔者只好将自己在各方面的优势全盘托出,希望得到对方的认可。午饭期间,总经理突然很豪爽地讲出一个故事:

    前几天,某街道办领导对他说:“某某,你不是做项目管理培训的吗,你帮我培训培训我的下属?”,

    这位总经理很高兴地询问对方:“培训什么内容?”

    对方回答:“我们要向领导写报告,申请经费和汇报工作,他们不会写,你帮我培训培训他们,我工作压力能轻点。”

    这位总经理苦恼地告诉对方:“这又不是项目,怎么能培训呢?!”

    他哈哈大笑,反又问我:“这个用户,你能培训了吗?”

    笔者理直气壮地回答:“这怎么不能培训呢?它就是一个项目的立项过程。”

    看他很吃惊,笔者继续补充“这是项目管理中的一个小部分,PMBook里没有这部分内容。”

    谈话陷入了尴尬中,大家匆匆离开了饭店。

    现在,我们冷静下来,再想想这个过程,街道办领导希望下属通过报告(可行性研究报告),获得上级的支持(可行性方案的评估),开展某些活动(项目),从而完成自己的本职工作。这完全可以看作一个项目的立项过程,下面我们通过项目的立项概念和工作,详细分析这个管理过程。

    在计划经济体制下,要启动一个工程和项目,必须按计划、按程序进行审批,即项目立项审批过程。一般来说,国家类项目、国际类项目都要进行立项审批流程,防止发生盲目投资或转移资产现象。

    项目组、项目管理办公室在实施项目前,首先要有项目,其次是安排团队实施项目,最后交付使用。当项目组、项目管理办公室没有项目实施时,要根据社会、经济、技术、市场、人文等需要,结合自身的情况(技术实力、财务状况、资源多寡等),寻找新的项目——项目立项。寻找新项目的整个过程,就称作项目立项的过程。现今,许多企业、单位,浮于立项审批流程,因为他们必须在短时间内决定是做还是不做。

    那么,立项要进行哪些审批过程呢?首先应该组建相应的项目组,然后选择准备要立项的内容,再进行机会研究,通过初步可行性研究、详细可行性研究和项目论证,最后确定立项是否可行。

    1、  机会研究

    机会研究是在将项目意向变成项目建议前,对所需的参数、资料和数据进行量化分析的过程;是在一定的地区和部门内,以自然资源和市场的调查为基础,为工程建设项目的投资方提供建议、方案,寻找最佳投资机会。机会研究首先要对项目的必要性、可能性和效益性进行分析研究。必要性范畴比较广,包括社会环境、组织战略、人才培育、经济利益、公益事业等诸多方面。可能性包括遵纪守法、技术实力、物资供应能力、资金保证能力、人力资源配备能力、组织支持能力、社会环境因素等。效益性包括实施项目所带来的社会效益、经济效益、市场效益、人文观念改变等。

    机会研究比较粗略,如果各类数据的精确度在±30%以内,所需费用占投资总额的0.2%1%,已属非常成功。

    机会研究的主要内容有社会机会、市场机会、自然环境机会、资源机会、风险机会研究。

    (1)  社会机会研究

    社会机会研究要考虑对社会的影响,包括国家的政治体制、方针政策、道德法律、民族宗教、妇女儿童、人文观念及社会稳定性。

    (2)  市场机会研究

    市场机会研究是对从生产者到消费者这一过程中的信息进行收集、记录、整理、汇总和分析,以获取现实市场和潜在市场信号——是否可以立项。

    (3)  自然环境机会研究

    通过分析项目所在地理特征(平原、丘陵、盆地,热带、雨带等)、自然特征、人口数量(包括流动人口)、经济状况、消费水平、招商引资力度等状况,选择投资和发展的方向。

    (4)  资源机会研究

    通过分析资源分布状况、可利用程度、受限条件等信息,寻找项目机会。

    (5)  风险机会研究

    风险研究主要考虑项目的收益和风险比率,评估是否值得投入建设。比如,人们想去月球上居住,经过研究和证明可以实现,可以进一步研究;但如果想去太阳上去居住,根本没法靠近太阳,这个风险太大,只能放弃。

    如果没有机会研究,也就无法进行以后的研究和立项,更谈不上项目的实施,所以一定要普遍撒网,重点捕捞,寻求更多的机会。

    2、  初步可行性研究

    有了项目机会,就要尽力把握机会,争取能获得立项。但是,不是所有的机会都应该去把握,如给太空挖隧道、上太阳上居住。那么,什么样的机会是应该把握的呢?这就需要进一步进行可行性研究分析,可行性研究分为初步可行性研究和详细可行性研究。

    初步可行性研究处于机会研究与详细可行性研究之间,它与详细可行性研究涉及的内容一致,只是精度和深度不同,人们有时把初步可行性研究合并到机会研究中。

    在初步可行性研究中,如果各类数据的精确度在±20%以内,所需费用占投资总额的0.25%1.25%,就属于非常成功。

    (1)      市场需求和生产能力

    (2)      投入资源分析

    投入资源包括可行性调研阶段、立项阶段、需求规划设计阶段、实施建设阶段、收尾阶段、投入生产运营阶段等的所有人力、物力、财力、技术等资源。

    (3)      项目方案的规划

    这包括总体规划、建设位置选择、工艺设备计划、土建工程规划、网络工程规划、信息系统集成、项目进度安排、风险管理计划等。

    (4)      成本经费筹划

    这包括投资估算、成本估算、筹集资金的渠道及初步筹集方案。成本经费的需求也是一个估算值,但是资金的来源要有初步的方案。

    3、  详细可行性研究

    机会研究、初步可行性研究、详细可行性研究、项目评估是项目投资立项的四个阶段。在实际工作中,依据项目规模和复杂程度可以省略或合并机会研究和初步可行性研究,但是详细可行性研究不可缺少。

    详细可行性研究是在项目决策前,对项目在社会环境、法律、经济、技术等方面进行全面、详细、系统、综合的调查、研究和分析,并对各种可能的技术方案进行严谨的论证、比较,以及预测项目对未来社会、经济、人文的促进和影响,最终为项目评估和决策提供依据。

    具体来说,详细可行性研究要解决这些问题:为什么要建设这个项目,其建设的必要条件如何?资源如何获得及市场情况如何?建多大规模比较合适?项目建设的最佳地理位置在哪里?采用什么工艺技术,有何特点?需要什么样的外部条件?建设期多长比较合适?资金费用需要多少?所需资金能否获得,怎样获得?存在哪些风险,怎样应对风险?

    详细可行性研究的内容比较详尽,所花费的时间和精力都比较大。在这一阶段对投资额和成本都要根据该项目的实际情况进行认真调查、预测和详细计算,其计算精度一般控制在±10%以内。大型项目可行性研究工作所花费的时间为812个月,所需费用占总投资额的0.2%1%;中小型项目可行性研究工作所花费的时间为46个月,所需要费用占总投资额的1%3%

    详细可行性研究,是在初步可行性研究的基础上,进一步进行分析、论证,甚至在必要的时候重新进行信息的收集。

    4、  项目评估

    项目评估一般由第三方组织(政府、银行、相关机构),根据相应的政策、法规、程序、方法、条例等,从项目本身、国计民生、社会效应、经济效益、人文观念等角度出发,对项目建设的必要性、客观条件、市场需求、技术实力等进行评价、分析和论证,进而判断项目是否可行。

    项目评估是对机会研究、初步可行性研究、详细可行性研究结果的可靠性、真实性和客观性进行评估论证,其目的是为决策部门的审批决策提供科学依据。

    项目评估的对象是可行性研究报告,所以评估的内容与可行性研究的内容基本一致。为了使投资决策的依据更加充分、可行,一般项目评估还要对以下内容进行全面的技术、经济论证。

    1)项目建设的必要性。包括是否符合国家有关政策、行业规划;对国民经济和社会发展的意义和作用;是否符合组织的战略发展规划;市场的需求、竞争和前景等。

    2)项目建设条件。包括投资项目资源组成结构,工程、水文、地址、气候等情况;运营期间所需的原料、能源、动力等的供应状况;人力资源状况(技术人才、管理人才);项目的交通运输情况;建设和运营的环保治理工作;地理位置的选择等。

    3)项目技术。包括产品方案和资源利用是否合理;采用的工艺、技术、设备是否适用、稳定、安全、可靠、先进;检测工作是否完备;引进的技术和设备是否符合国标,是否先进、配套等。

    4)项目财务效益。

    5)项目国民经济效益。

    6)社会效益。

    通过机会研究、初步可行性研究、详细可行性研究、项目评估的学习,读者应该对项目立项有了深刻的理解。既然立项如此烦琐,又如此重要,那么是不是所有的项目都必须有这个过程呢?其实不然。大型项目、复杂项目、新型项目必须进行项目立项过程,已经众所周知的项目就没有必要进行如此严格的立项过程。现在还有一些企业流于形式,增加了立项审批环节,结果没有真正进行立项前的研究和论证,反而增加了过程,白白浪费了时间,经常导致错失商机。

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