郭军锋:时间管理:八小时高效产出的学问

关键词:[时间管理] [工作绩效] [产出] 浏览:2023 发布日期:2016-05-27 网页收藏

  • 时间管理:八小时高效产出的学问

        作为上班族,你是否经常遇到这样的状况:被无关邮件或者干扰电话所拖累;经常需要应付紧急状况,如客户的投诉,或者不速之客而延误了项目进度;经常面对一大堆任务而不知道该先处理哪件事情,那么说明你的时间管理水平亟待提高。

    ­——时间管理是成功的必要条件


        企业管理者都清楚,公司80%的销量是由20%的营销人员提供的,80%的利润是20%的客户带来的。我们在日常生活中也会发现这样的现象,对我们的生活和工作影响重大的是20%的关键事情。上班族每天80%的工作是在20%的时间里完成的。

        这是我们常说的“二八定律”,或者“二八原则”。“二八定律”适用于几乎所有的行业和职业。最早由19世纪意大利的经济学家帕累托提出,因此又称“帕累托定律”。

        作为研发部部门主管,李菲妍一到办公室,就召开部门内部会议,组织讨论方案、接待客户、撰写项目报告。还没闲下来,就觉得饿了,已经是午饭时间了,匆忙吃过外卖,还没来得及小憩一会,就又开始和人力资源部门的同事召开招聘研讨会,为研发部门的招聘提供需求分析和招聘要求……李菲妍的每个工作日都是这样忙碌的度过。

        上班族可能都有这样的忙碌状况。匆忙的一天结束了,完成了很多工作,回头来看,这是充实的一天。到时间回家和丈夫吃晚饭了。

        李菲妍的一天是紧张的,也是充实的,是富有产出的高效率一天。不到一年,李菲妍因工作表现突出,已经两次加薪,并获得了董事长的器重。

        让我们再来看看销售部经理章心心的一天。上午来到办公室,先和销售员津津有味讲昨天看演唱会的见闻,然后和闺蜜电话煲最近哪里在打折,去哪里购物。之后去茶水间喝水,遇到行政部的安一娜,又一起聊到最近的优惠餐饮信息……

        电话、聊天,帮其他同事看销售报表,章心心的一天也是忙碌的,但是却没有效率。不到三个月,因销售团队业务不佳,章心心不得不离开公司。

        同样是上班的八个小时,看上去都很繁忙,但是结果却截然不同。李菲妍一直在走上坡路,而章心心则丢掉了工作。两人的效率差别不在于能力的高下,很大程度上取决于利用时间、管理自我工作的能力。

    每天8小时,对谁都是公平的,但是懂得时间管理的员工,工作效率高,每天都会完成至少5件重要的事情。相反,不会规划自己的工作,不懂管理时间的员工则会将自己淹没在纷繁的工作杂事中,而失去条理,最终没有有效工作产出。

       在工作场所,平均每8分钟就会有一次干扰,如同事借文具、陌生的推销电话,每次干扰至少需要浪费掉1-3分钟。如此计算,每个工作日将浪费掉2个小时。这2小时将被无关干扰所吞噬,而一点点的消耗了我们的注意力和精力。

        同样岗位的两个人,其在相同的时间内完成工作的成绩可以相差7倍之多。也就是说,有些人的工作效率可以是其他人的7倍。效率差异的根源就在于管理时间的能力有高下,利用时间管理工具的水平有差别。很多成功人士都认为,自己的成功离不开对时间的充分利用。

        时间管理,是管理学和心理学共同感兴趣的话题。时间管理,作为一项可操作、可实施的理论、技术、工具帮助人们合理利用时间,提高工作效率。

        作为上班族,你是否经常遇到这样的状况:被干扰电话或者无关邮件所拖累;经常需要应付紧急状况,如客户的投诉、其他部门同事的业务咨询,或者不速之客而延误了项目进度;经常面对一大堆任务而不知道该先处理哪件事情,那么说明你的时间管理水平亟待提高。

        时间管理的目的就是在有限的时间里,尽可能多的完成重要的、值得的事情。时间管理属于管理心理学的研究领域,讲求实用性。

      David Allen所倡导的“GTD五步法”可以有效提高时间管理的能力。在他的著作《Getting Things Done》(万事搞定)中有详尽的阐述。

        结合GTD五步法,以销售经理的工作为例,我们可以简化时间管理的流程如下:

        首先,将每天需要处理的工作按照重要程度列举下来。比如,按照重要程度,一天的重要工作依次有:确认销售员的订单、督促客服部门发货;和人力资源部门确认销售员的招聘人选;汇总月度销售报表;召开销售部月度总结会议;回复大客户的咨询邮件。这5件事情是最重要的,重要的事情需要优先安排时间首先完成,因为它将是创造80%销量的20%的事情。

        其次,规划并调动身边可用的资源,包括人力、物力、财力,保证重要的20%的事情顺利、高效的完成。安排销售员与客户、客服部、人力资源部、总经理等部门协调,保证上述5件重要工作的日期完成。

        第三,执行。按照工作的优先次序,调动身边的资源,同时排除各项干扰,完成任务。

        最后,取得效果反馈。每项工作的完成都必须是以高效率为结果。如果一件事情花了比原计划多出3倍的时间还未完成,那么需要考虑暂时搁置一段时间,等之后的工作任务完成了,再回头来处理。或者,可以将此任务转交给其他同事,因为原计划3倍的时间都没能完成,要么是最初对这项任务的难度估计不足,要么就是中间出现了新的未预料到的情况。

        除了遵照以上流程,还需要了解一些时间管理的小知识。清楚的知道最近的重要工作是什么;明白今天的工作重点是什么,哪些工作是必须完成的;尽量回避无关的干扰电话、不速之客的拜访,或者突然的约见;在处理一件重要的事情的过程中,如果有人想占用或者借用时间,请委婉的拒绝;每天的时间以小时为单位划分为8个单元,每个单元进行独立的规划和管理;每天安排留出15分钟处理紧急与突发的事件;如果有必要,请分派工作给下属,或者同事,以免影响最重要事情的进展。

        同时,在掌握时间管理的理论的技术的基础上,还需要客服一些心理障碍。如改掉做事拖拉的习惯;善于抓住工作的重点,而不是花大多数精力和时间在一些不重要的细节上;懂得授权,不是必须自己处理的工作,必要的时候请授权下属去做;积极思考,拒绝消极思维和消息在职场的蔓延。

        时间管理,作为一项技术,需要借助于工具,目前常用的是网络版的时间管理工具。当然,最简单的方法:一支笔和一张纸,足以将每天的工作安排的井井有条。


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