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李爱军 认证讲师
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李爱军:标杆管理案例之下发文件管理优化-李爱军

关键词:[标杆管理] [文件管理] [李爱军] 浏览:1736 发布日期:2016-06-28 网页收藏

  • 尽管现代企业决策下达的方式已经多种多样,下发文件依然是一般企业所惯用的手段。尤其是在一些规模较大的国有企业,下发文件需要遵守党政机关公文一般标准。因此,建立良好的文件下发管理制度,对企业的正常运转具有重要意义。某大型国有企业在与泓冰标杆专家团队合作过程中,利用对标找差,提炼要素等手段,优化了文件下发工作,让企业政令变得清晰有序起来。

    在方案实施前,该公司文件下发形式混乱,多头发文多头执行,对接不清晰,文件审批和处理的流程不明确,公司办公室——甚至一些小部门——随意下发红头文件,使得原本十分严肃的上级命令如同儿戏,不但引起基层执行的混乱,也容易激化上级部门之间的矛盾。

    针对这些问题,该企业办公室成立“下发文件管理优化”课题组。对公司的文件下发、处理、执行等环节进行调查分析后,整理出若干个文件下发中存在的问题,并深入分析这些问题产生背后的原因,按照泓冰四法之一的“要素建模法”提炼出解决这些背后原因的关键要素。这些要素包括“文件发放”、“文件执行”和“文件处理”三个一级要素。每个一级要素根据工作重要节点及流程分解出若干个二级要素,用来保障一级要素的实现。如,“文件发放”要素分解为“发放类型”、“文件格式”及“文件审批”三个二级要素。“发放类型”要素明确了何种情况应该采用何种类型发放,是“通知” 、“函”或其他形式,是红头文件还是一般文件;“文件格式”要素则制定了每一类型的文件制式模板,帮助员工提高工作效率,降低差错率;“文件审批”要素确定了每个类型的文件审批流程及发放范围。“文件执行”要素通过二级要素的标准和保障措施确定了文件执行的流程;“文件处理”要素则确定文件接收单位的一些列动作,包括收文、归档、处理及文件的执行情况的及时反馈。根据标杆管理理论强调的“标准化、模板化”,该课题方案形成了一整套的文件下发及处理的模板、制度、流程。

    经过几个月的实施,办公室负责人根据标杆课题实施前后的数据分析,认为公司的文件发放更加规范,文件处理更加清晰,文件管理水平有了明显提高。下发文件的规范率已经达到了100%,红头文件也重新获得了它的严肃性。可以说是标杆管理在流程优化上的一次成功实践。



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