刘明瑞:别当时间的救火队

关键词:[中层管理] 浏览:41071 发布日期:2016-01-20 网页收藏

  • 有一次我去出差,回程时在火车站遇见他。由于当天没有车票,没有事先订车票的他,摇着圆圆胖胖的身体,在各售票窗口前奔波,急得像热锅上的蚂蚁,时间到了,事先已经预订车票的我,爱莫能助,只好先行。在火车要开前的最后一分钟,我看到他以十分惊险的姿态,成为本次列车的最后一名乘客。汗水淋漓地提着他的手提箱冲上火车,脱下西装外套、放置好手提箱,他对我挥挥手,骄傲地以手指比出“V”胜利的标志,一脸骄傲,恭喜他的同时,我看见他的衬衫全湿透了…… 缺乏时间管理的规划,才会疲于奔命地忙碌 。 从事讲师工作多年,让我有机会见识到许多主管很习惯充当“救火队员”。因为他们天天赶着处理紧急的事情,匆忙而惊险的程度,像赶着去“救火”一样,每当扑灭一场或大或小的“火灾”,就把自己搞得精疲力竭,回到办公室的座位,双手一摊 ,整个人挂在沙发上,露出诡谲的表情,无奈中有些不明所以的笑意,对我说:“唉!高老师,你看,大大小小的事这么多,什么事都需要我!”乍听之下好像感触良多,其实他们的内心是有点得意的。 早几年,当我的社会经验还不够的时候,傻傻地以感同身受的体贴响应:“是啊!您真辛苦。”但最近这几年,看了很多真实的案例之后,我已经改口了。要是再碰到这样的主管,常常扮演救火队员的角色,当他救完火之后跟我抱怨,我反而会幽他一默:“是啊!如果没时常让您表现一下,这个职务恐怕很空虚吧!” 不只主管如此,很多职员也是一样,喜欢在办公室小跑步,脸上的表情永远慌慌张张,好像是故意在昭告天下人:“我很认真喔!我很忙哩!” 偏偏好像也是这种人升迁比较快,相对之下,气定神闲的人彷佛是来办公室吃闲饭的。以此推论,职位愈高的主管中,救火队员的比例也就相对增加。 但是,别忘了,职场和人生一样,讲的是路遥知马力。习惯当救火队员的人,比较容易把自己的身体搞垮、精神也处在随时崩溃的边缘,高血压、忧郁症……随时可能成为往上爬的绊脚石。选择重要的事情先做,而不是先做紧急的事针对时常扮演救火队员的人,时间管理专家史堤芬.柯维(Stephen R. Covey)先生建议:选择重要的事情先做,而不是先做紧急的事。 当重要的事情都已经在事先处置妥当,自然不会经常发生紧急的事。举例来说,如果能做好汽车定期保养,碰到在半路上抛锚的机会就不多。周日就寝前,将一周要穿的服装都准备好,就不会在偶然睡迟了的早晨,急着烫一件绉巴巴的衬衫。事先约好和客户见面的时间,就不会经常为了应付不速之客,而耽误手边应该要进行的事。平日做好充分授权的训练及准备,就不会经常要帮同事“擦屁股”收拾善后。 愈想表现积极的人,愈有充当“救火队”的欲望,并以此为“成就感”的来源,造成管理的障碍,也影响自己健康。 事实上,培养办公室的“救火队”,应该是属于“危机处理”的一环,只能“养兵千日;用在一时。”,不可以变成例常工作的常态。 如果,你的生活中每天都在拉警报,表示你的时间管理已经出现大问题了。 如果,办公室里的同仁无时不刻都在紧急灭火,表示整个组织管理已经到了必须改革的地步。 这时候,除了需要“时间管理”的训练之外,还要配合“充分授权”的制度,让每个人都有能力、也有权利来负责自己的工作,而不是事事请主管帮忙裁决。不但累死主管,还会养出一群永远无法独当一面的“软脚虾”! 当然,最重要的是:老板也要改变“绩效评估”的标准,别老是把“工作勤奋”奖,颁给救火队员。毕竟,忙着救火和工作认真是完全不同的两回事,千万别被他们的外表所蒙蔽了。 选择重要的事情先做,而不是先做紧急的事。当重要的事情都已经在事先处置妥当,自然不会经常发生紧急的事。

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