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刘小明:刘小明-会议效率不高?来看看如何解决

关键词:[企业管理] 浏览:3534 发布日期:2016-01-20 网页收藏

  • 刘小明-会议效率不高?来看看如何解决

    对我们大部分人而言,会议是一天中效率最低的部分。然而,许多聪明人每天仍要参加多次会议。会议文化往往会带来更多的会议。这造成了恶性循环,不利于我们的效率和精神。

    我们讨论过如何让会议更高效,通过这些讨论,我得出了以下一些经验:

      停止例会:任何日程表上最糟糕的部分就是例会,或者说“签到会”。在这样的会议上,每个人轮流介绍一周的进展。这完全是浪费时间,而经理们召开这些会议主要是为了保证下属都在有效地工作。

      实际上,每个人介绍的进展只与会议室中的一两个人有关,而其他人只是在等待轮到自己发言。可以用即时消息应用、小组站会和电子邮件同步来取代这些会议。

      慎重安排一对一对话:许多经理都忙于参加各种会议,因此常常会取消或重新安排与下属的一对一对话。在经理们的日程表上,一对一对话实际上最重要,尤其是对下属而言。

      作为经理,你需要做出决策,解决下属面临的障碍,使他们感到愉快、有价值。准时参加会议可以向下属表明,他们很重要,受到尊重。

      所有会议都必须有一名负责人:这样的负责人应当介绍会议的目的和日程,确定决策者,安排后续跟进,以及发送会议记录。不应该有人问:“这是谁开的会?”在负责人没有确定的情况下,不要召开会议,否则你要决定自己担任这样的角色。

      提前发布会议目的和流程:会议上需要做出什么决定?谁需要参加会议?在人们走进会议室之前,他们应当知道为何要参加会议,以及他们需要讨论出什么样的结果。鼓励员工用脚投票:允许他们拒绝目的、负责人和流程不清晰的会议。

      你的日程表安排并不意味着你很重要:许多高级经理认为,忙碌的日程表意味着他们很重要。然而,他们只是经理,而不是专业开会人士。只有在团队需要你的时候,你才是真正需要去忙碌的。而如果某件事并不一定需要你的介入,那么你可以拒绝会议。此外,如果没有收到 邀请,那么请勿不请自来。通常情况下,这是对你所组建团队的一种考验。如果你有话要说,那么提前与会议负责人沟通。

      日程表不应当导致决策被推迟:如果某项决策十万火急,那么需要立即召集所有决策者。创造一种急迫的文化,加速决策。

      控制会议规模:在理想情况下,参加会议的人不应多于 5 人。研究表明,如果有 7 人同处一间会议室,那么效率将会下降。对于某些会议,不同团队只需派代表参加,而不必全员参加。如果你不清楚如何与较小的团队开会,那么请重新思考你的目的,并进行任务划分。

      当然,大型团队的会议,以及全公司的信息发布会对于这类会议,请预先确定发言人,确保将大部分时间留给问答环节。

      思考每次会议的机会成本:某次会议将给公司带来什么样的成本?例如,让 16 个人参加 2 小时的会议将消耗32 人/小时的人力资源,这接近于 1 人一周的全部工作时间。是这样的会议更有价值,还是让一名员工工作一周更有价值?你应当向所有人宣传开会的成本,并使用定时器来衡量。

      将他人时间视为稀缺资源:向他人借 1 个小时与向邻居借一部梯子类似。你应当注意礼貌,只安排所需的时间,并向对方致谢。请不要安排长度超过 60 分钟的会议,并将 30 分钟作为默认选择。你会惊讶于在这么短的时间里取得的成果。准时结束会议。

      提出问题,而不是掩盖问题:在许多公司,“向上反映”是一种令人讨厌的行为。情况为何如此?经理的存在就是为了解决分歧,分歧造成了僵局。如果人们无法达成一致,那么应当迅速能够决策的某人反映。在一个健康团队中,如果决策不符合某些成员的观点,那么尽管存在不同意见,他们仍将尽力去做。

      如果会议议程完成,那么提前结束会议:在许多会议上,如果提前 20 分钟结束讨论,那么很可能会有人说:“还有 20 分钟,我们来聊点别的什么?”这非常愚蠢。如果你乘坐的车可以提前 15 分钟到家,那么为何你还要在路上耽搁 15 分钟?如果能提前完成会议的目标,那么可以提前结束会议。

      宣告日程表的破产:在某些情况下,摆脱“会议债”的最佳方式就是推倒现有日程表,从头再来。

     

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