•目的在於:集團及總經理交代行政事務由副總經理執行妥善完成
•運用權利和組織系統.強行進行指揮.控制.命令.硬性管理來達到目的。
協助總經理做好各部門之間的綜合協調.落實公司規章制度.溝通內外
•聯繫.保證上情下達和下情上報.負責對會議文件決定的事項進行催辦.
•查辦和落實.負責全公司組織系統及工作職責研討和修訂。
•行政管理負責項目:
•人力資源事務管理
•做好公司體系的完善.
•管控制度公司管理規章制度
•協調公司各部門的關係.
•保障各垂直管理部門各項政策的貫徹和執行
•制定完善的公司用人制度及考核制度.培訓制度等
•對子公司<4s店>進行考核 人員要求規範
•事務雜項:
•1 運營中心考勤計統計及監督
•2 集團各基地考勤審核
•3 集團及基地主管級.機要人員檔案管理
•4 集團及基地主管級.機要人員入職.轉正.異動.調薪.離職等相關手續送簽.
•5 品牌運營中心及集團人員醫社保統計及辦理
•6 行政倉庫.飲用水及辦公用品管理.花卉管理
•7 辦公秩序及衛生監督.含4S辦公行為規範.定期巡查.維護外協.燈光.用電規範監督.
•8 協助品牌中心普通崗位的招聘工作.簡歷甄選
•9 有宿舍餐廳規範遵守條文
•行政管理工作掌管公司大大小小事務只要細分工作檢驗成效一樣可以
做好. •人力資源管理在人才選拔當中必須要有以下明確做法:
1 為人才選拔做好專業把關.用自己的實際工作經驗考察候選人的專業能力。
<在相關招聘崗位上問及通常專業常識可以考驗出一般人能耐>可查閱平常工作用心程度 .
一般工作經歷不夠的人事經理很難在應聘者面前有很好查覺力及說服力.只是為了缺人招聘而流於形式 所以洞察能力 .分辯能力是人力資源最大課題.
一般企業用通過工作崗位考核方式倒是可以讓企業用人方向明確
2 在實戰中訓練自己招聘專業知識.避免在人才選拔的過程中出現“先
入為主 現象等等。
3 謹記選拔人才比改變人才更容易.管理者不要相信自己是超人能改變和訓練不勝任崗位的候選人。總之.在人才的選拔過程中我們人事經理要注意的就是.要時刻提醒自己.要招聘崗位的定位是什麼.
例如: 如果是要一位100米短跑選手就必需找運動員而是不適任的殘疾人士.
人事經理就必需嚴格把關讓挖掘人才能為集團竭盡而用.不誤判流失人才.
做好公司體系的完善.和管控制度公司管理規章制度:目的在於:
把集團的業務發展戰略理清楚.給整個集團一個發展的方向和目標。
一個公司的戰略目標很清晰，治理結構和組織架構也很匹配，部門職責劃分也很清楚。但是不是工作就可以自動有效地進行？目標就一定能順利實現呢？答案顯然是否定的，因為它們還缺乏落實的保障條件。
做法可以透過每個部門行政流程細項<分解>讓縱連續與橫連續達到節省時間發揮最大效力.<透過會議可以討論出最安全及最有效力的工作方法加以改良接軌>
讓形成規範的工作程序.保證各種制度標準的實現和工作的有效進行。特別是在集團公司的管控隨著集團規模的不斷擴展而日益複雜時，如果沒有優化的工作流程體系.集團公司將難以避免效率的損失和風險的產生.有效的管控也難以實現 •運用信息系統 管理信息系統也是支持集團公司管控模式實施的一個重要方面 .善用信息給企業行政管理帶來新的出路.
•企業規模的大小必然造成組織結構的變化-規模大的企業很容易形成多層次的管理結構，而每多一個層級，不僅會造成管理上的低效率，而且勢必會對信息的傳遞產生干擾，使最終到達企業領導層的信息失真。為了提高管理效率、準確了解下情，過去企業裡經常採用的方法是減少管理層次，或決策權力下放。但這樣都會有新的風險產生，如管理幅度過寬而導致對市場的反映速度慢，或是由於權力下放過大而導致管理失控，等等。
•運用信息系統.能夠做到在組織扁平化的同時.保證企業領導層管理幅度的擴大和管理效率的提高，其關鍵在於它能大大提高企業內各種信息的傳遞速度.共享程度和透明度。<信息傳輸利用做為各部門之間最佳溝通>
•執行信息系統可以美化公司體系的完善.和管控公司制度
•協調公司各部門的關係，
•目的:做好公司部門間協調配合機制是指部門之間的各要素相互協調
•首先明確了解各部門工作職責 .以及公司各部門基本職責.這樣在協調工作時才能知道不會因經對方而產生麻煩.
•日常工作中與各部門經常性溝通.工作中起到互相配合.互相幫助作用更好的完成各項任務.
•預防各部門傳遞脫節.正確的傳達信息.
•明確各部門工做流程及責任範圍十分重要.
•避免推卸責任.工作書面化.表格化.
•建立一個溝通協調平台. 把問題浮出統一解決 讓工作有效化.
•對各部門所提出問題要有相應解決方案.
增強溝通在溝通之間所暴露問題馬上處理.
部門之間接口要做好相應職責對職責履行情況加以調整.
相互合作以提高公司整體效率的運作過程.它是公司行政管理體制的一個重要組成部分.
•可以做到:
•公司事務確需多個部門齊抓共管.發揮合力.即使部門分工明確.邊界清晰.也需要相互間有效的銜接以保障整個.公司係統的協調運轉。
•建立健全部門間協調配合機制.對於理順部門關係.實現公司協調運轉.提高公司行政效能具有重要意義。
•要處理好部門之間關係及部門之間溝通首先要樹立全局關念.為公司整體立益做為終級目標.部門之間摩擦經過協調溝通.權橫利幣以大局為重 .達成共識.
•監督各部門各項工作的完成情況
•目的:在於執行監控罰責中完成工作發揮最大良率
•對主管領導所安排的任何工作.不管完成與否.被安排人都
•要在規定時間內向安排人覆命.保證事事有落實.件件有迴音。
•當執行人在執行開始後發現有困難或阻力.無法按時完成.
•必須在規定的時間內通過公開.正當的程式向主管領導反
•映.否則就沒有任何理由不完成工作和任務。同時完成任
•務.也應即時覆命。
•這是保障執行指令.加強執行力.提高工作效率的重要手段。
•要建立環環相扣的責任追究制.對不同層次.各個崗位的員工.制定出精細的責罰條例.讓執行力弱或有過錯者為其行為“付出代價”買單。
•對各單位.各部門及其工作人員對過錯較輕的.給予訓誡.責令檢查.通報批評或調離崗位處理.對犯嚴重或者特別嚴重過錯的.給予警告.記過.記大過.降級.撤職.開除等行政處分.對直接財務和利益的重大責任事故的有關責任人.要嚴厲追查.依法依紀嚴懲。
•績效考核是提高執行力的有效途徑。績效考核體系建設應該圍繞企業的整體經營規劃而建立，要設計一套關鍵績效指標(KPI)，既有明確的目標導向，又有對關鍵業務的考核；既營造一種機會上人人平等的氛圍.
•保障各垂直管理部門各項政策的貫徹和執行；
•抓好各部門流程環節 落實工作績效最大化 去除不必要浪費 確保全年各項工作流暢完成.
•必須加強內勤人員訓練 .服務業以客為尊要以大方向服務集團員工為出發點. 行政事務環節上不符合公司規定工作上要有所堅持. 正常遵守做到熱心協助幫忙.
制定完善的公司用人制度及考核制度.培訓制度
目的在於:最基本的是瞭解公司的理念和政策.瞭解工作伙伴.瞭解各種日常制度. 積極學習和尋找更好工作的方法.做到質量 .清潔 .服務 .價值.
具體做法:
提高顧客滿意.溝通合作.獎懲分明.提供機會.員工在感受到企業的誠意.活力和價值以後.當然更加忠誠。
定了崗位觀察檢查制度.每個工作站都建立了崗位觀察檢查表.詳細說明該崗位職責及應註意事項等。
新員工進入公司.要接受崗位培訓.包括看崗位標準操作錄象帶.進行有專人輔導的操作練習等。
管理者要對員工的實際操作情況進行跟蹤,員工的崗位完成情況要記入崗位觀察檢查表。
這樣做的目的.一方面有利於總結經驗.追求科學完美的管理境界.另一方面,通過檢查員工的崗位觀察檢查表.可以進行考核.決定錄用.升降和獎懲。
•規章制度在一定時間段內是有效的.但是隨著外部環境變化和企業的不斷發展.規章制度有時候會滯後.甚至會阻礙企業的發展。因此對規章制度進行及時修訂或更新。
每一家公司集團行政管理掌管工作範圍不一 .只能說是一種以目標為導向.以人為中心.透過優勢手段達到成果標準
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