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赵国军 2016年度500强讲师
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赵国军:如何决定“元老”级别行政人事专员的去与留?

关键词:[人力资源] 浏览:807 发布日期:2016-04-07 网页收藏

  • 案例中的“元老”级别的行政人事专员小姑娘就是这样一个岗位垄断者,公司行政人事工作全部一人独揽。
    【案例】
    我是一家小型工艺设计公司老板,人员规模在60人左右。这几年,公司发展速度较快,组织架构也不断完善,目前,正是快速扩张时期,公司需要一个行政人事主管,专门负责公司内部行政与人事工作,使公司内部管理逐步走向规范。但该岗位现在是空缺,只有一个任劳任怨行政人事专员,这个小姑娘自从我创业以来,就一直在公司里,大概有六年的时间了,创业前期经常因为人事行政工作加班加点,我对她非常信任,并在公司公开场合多次对她进行点名表扬。她在公司也好像有很高的威望,如果她的能力再好一点,行政人事的管理工作,我肯定是交给她来做的。
    最近,我招聘了一个行政人事主管,这个主管雷厉风行,做事效率高,能力强,我比较认可,但奇怪的是,不到两个月她就离职了。后来我又陆续招聘了几个行政人事主管,奇怪的是招聘来公司的行政人事主管每个待得时间都不会太长,“走马观花”似的一个接一个的换,我也试图和这些离职的行政人事主管聊过,但我感觉他们并没有说出真正离职的原因。
    有一天中午,我和一个部门主管在电梯门口碰上,我们相约一起去吃饭。我和他聊了关于公司行政人事主管为何总是待不了多长时间就离职了,他说是因为那个行政人事专员小姑娘的原谓“行政人事专员”,很多时候,在公司新来的行政人事主管推动什么工作都推动不了,因为这些主管都得不到这个行政人事专员的支持和资源上的帮助。另外,因为您对这个行政人事专员很信任,她在很多时候,都有可能会代表您在公司内部发声,她很多时候就被称作您的“代言人”了。比如上次有个新来的行政人事主管说要公司各个部门的人都提交一份信息表,但是没有人理会这件事情。但行政人事专员一说,大家纷纷都交上了。其实,很多事情,是这个岗位上的专员不给予行政人事主管以支持,导致无法开展工作。
    被部门经理这样一说,我好像明白了行政人事主管为何总是待不住了。回去后,我找这个小姑娘单独进行了沟通,但效果不是很明显,后来招聘的主管也纷纷离职。但是这个小姑娘任劳任怨,公司行政人事工作基本全部承担,但是能力上有较大欠缺,短期内不能满足公司发展需求,对于像这样“元老”级别的任劳任怨的行政人事专员,我是该辞退还是留用?
    【案例分析】岗位设计,打破垄断,提高留任成功率
    案例所描述的情况是典型的“岗位垄断”现象。所谓岗位垄断,是指一个岗位由一个员工长期从事,该员工掌握着该岗位的全部资源和信息,无论是内部的组织工作还是外部的协调工作都由该员工一个人负责,任何人包括该员工的上级主管都无法在他的工作上插手,就算插手也解决不了问题。
    案例中的“元老”级别的行政人事专员小姑娘就是这样一个岗位垄断者,在她身上体现出的岗位垄断的基本特征是:自公司创业起就入职;工作勤奋刻苦,深得老板信任;在员工中享受较高威信,被同事认定为老板的“代言人”;公司行政人事工作全部一人独揽。
    以上这些特征与岗位垄断的特点基本上是完全符合的,因此我们可以认定案例中的行政小姑娘实际上就是公司的一个岗位垄断者。
    实际上,老板对行政人事专员的信任不是没来由的,也不是任意而为的,而是有深刻的内在原因的。一个公司,在从无到有、从小到大的发展过程,除了老板把公司当家之外,排在第二位的人当属行政人事人员,这一点案例里也讲到了—“行政人事专员在公司创业期经常加班加点,在很多时候被称为老板的‘代言人’”。行政人事专员作为公司和员工的接口,无论新员工招聘还是老员工离职,都要由行政人事专员经办,如果恰巧行政人事专员比较擅长和员工聊天、谈心的话,员工们会把她作为和公司交流的重要途径,而她也会称为其他员工留任的关键要素。
    基于这样的认识,我们再来分析行政人事小姑娘在公司的价值。她存在的价值实际上是非常大的,原因就在于,是她在员工和公司之间扮演了润滑剂的作用,她的存在对于留住人才以及激发员工士气等方面都发挥不可替代的作用。老板之所以想招聘行政人事主管,实际上是看到了行政人事小姑娘在专业能力方面的短板,希望可以从外面请专业人员快速提升公司在这一方面的工作水平。
    因此,老板根本无需纠结对于行政人事小姑娘是留还是走的问题,她的去留原本就不在老板考虑的范围之内,对于这个问题,答案毫无疑问,一定要留。不但要留,而且要留得大张旗鼓。
    实际上,老板要解决的真正问题是管理问题,也就是所谓的打破“岗位垄断”,下面谈三点解决措施。
    1.做好工作分析,划分行政工作与人事工作的范围和界限
    公司的发展阶段决定了行政人事工作要从事务性走向专业化,特别是人事工作的专业化。因此,公司需要认真审视目前所处的发展阶段,明确当前阶段公司业务运作对行政人事工作的要求,对行政人事部的工作职能定位和职责进行细化梳理,形成系统化的职责文件,以此作为行政人事工作开展的基础。特别重要的是要把行政工作和人事工作分开,分别对两项工作进行定位,提出要求。
    2.做好岗位设计,明确岗位分工
    尽管行政与人事工作进行了专业化分工,但由于公司的规模还处于初级阶段,目前两项工作仍归属同一个部门。因此,在部门工作职能清晰的基础上,对行政人事部的岗位进行重新设计,设一个主管岗位,一个行政专员岗位,一个人事专员岗位。明确各岗位的工作职责与任职资格要求,形成岗位说明书,作为员工管理和招聘的基础。
    3.晋升老员工,招聘新员工
    对于“元老”级的行政人事小姑娘,给予晋升机会,晋升为行政人事主管,在工作分工上全面管理部门工作,兼职行政专员岗位,在行政工作方面投入80%的精力,其余20%的时间精力放在人事工作的监管上。
    对于新员工的招聘,主要定位是人事专员,主要任职要求是从事人事工作1年以上,参与人事工作的招聘、培训、绩效、薪酬的几个模块,对人事工作有热情等。这样的定位比原来老板的要求低,但有效留任的可能性就大多了。
    这样设计的理由有两个方面。首先,从定位上来讲比以前低,以前招聘的是主管,职位高于行政人事小姑娘,而现在是专员,职位在行政人事小姑娘的领导下;其次,专业做了划分,行政人事小姑娘负责自己比较擅长而且可以快速提升的行政工作,而新员工负责人事工作,两个专业划分比较明显,互相职责没有交叉,减少岗位信息不对称,也有利于打破岗位垄断。
    通过上述措施,公司不但可以留住以司为家的老员工,激励员工的士气,而且优化了公司的管理机制,细化了岗位分工,打破了岗位垄断,对外部专业人员敞开了大门,可以大大提高外部人才的留任率和专业化工作的效率。
    作者:赵日磊

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